Всё об отчётах по современной кассе: зачем они нужны и как их сформировать

Содержание статьи:

• Виды отчётов по онлайн-кассам
• Регистрация и изменение её параметров
• Открытие смены
• Закрытие смены
• Закрытие фискального накопителя
• Текущее состояние расчётов
• Нужно ли сохранять отчётности онлайн-кассы?

Введение онлайн-касс в рабочий процесс отразилось на появлении новых требований со стороны законодательных и регулирующих органов. Вместо отчётности в бумажном виде появились различные формы цифровых отчетов: в том числе, и по самой онлайн-кассе. Именно электронный документооборот обеспечивает прозрачность расчётов, которую приветствуют в налоговой службе.

В этой статье мы расскажем, как новые законодательные нормы отразились на формировании отчётности по онлайн-кассам, а также рассмотрим несколько вариантов отчётов, которые используются в разных случаях.  

Виды отчётов по онлайн-кассам

Вся информация об отчётностях хранится на фискальном накопителе (ФН), который встроен в онлайн-кассу. Техническое приспособление может распечатывать следующую документацию:

• о регистрации и изменении характеристик регистрации;

• об открытии и закрытии смены;

• о закрытии самого ФН;

• о текущем состоянии расчётов. 

Рассмотрим подробнее каждый из перечисленных электронных документов. 

Регистрация и изменение её параметров

Федеральное законодательство РФ о применении ККТ гласит, что использовать устройства предприниматель может только после их регистрации в ФНС. Выполнить это можно, посетив налоговый орган или с помощью онлайн-заявки через официальный сайт.   

В результате ИП присваивается индивидуальный регистрационный номер, который вшивается в память фискального накопителя вместе с другими реквизитными сведениями:  наименование ИП или ООО, данные о контрольно-кассовой технике и т. п. На основании этих данных формируется регистрационный отчёт, включающий в себя:

• сведения об имеющемся субъекте;

• регистрационный номер аппарата и его модель;

• место установки (для онлайн-магазинов используется ссылка размещения);

• наименования оператора ФН. 

Практически те же сведения указываются при изменениях параметров регистрации контрольно-кассовой техники. Дополнительно в отчётности обязательно указывают числовой код причины перерегистрации. Возможными причинами смены параметров могут стать переход на новую систему налогообложения, возможные ошибки при постановке устройства на учёт в налоговой и другие. 

Открытие смены

Отчёт об открытии смены кассир использует в начале рабочего дня при условии, что по прошествии вчерашнего дня предыдущая смена была закрыта. В противном случае распечатать сведения об открытии смены не получится.

Реквизиты об открытии смены содержат название документа, код формы ФД, ИНН и информацию о пользователе, ФИО кассира, адрес расчётов, дату и время, номер смены, код регистрации ККТ и др. Подробное описание информации, которая должна находиться в документе, указана в таблице 56 в Приказе Федеральной налоговой службы РФ от 14 сентября 2020 года.

Закрытие смены

До внедрения контрольно-кассовой техники преимущественно печатались или вручную заполнялись Z-отчёты — специальные документы, которые формируются в процессе закрытия смены. Кассир переносил все сведения о завершении смены в журнал операциониста и справку-отчёт. Но с приходом онлайн-касс операция автоматизировалась, а вместо старых отчётов появились обычные о закрытии смены.

Теперь не нужно обнулять данные, достаточно подвести итоги по смене. Если предпринимателю удобно, то он может вести Z-отчётность совместно с кассовым отчётом о закрытии каждой смены. Главное — касса всегда должна печатать информацию о закрытии смены. 

Реквизиты закрытия схожи с материалами, содержащимися в отчёте об открытии смены. Все сведения о реквизитах указаны в таблицах 30, 68, 123 Приказа ФНС РФ от 14 сентября 2020 года.

Стоит отметить, что документ предназначается для осуществления следующих целей:

• ведение архива кассовых операций в фискальной памяти;

• перенос сведений в систему бухучета;

• отчёт предприятия о доходах перед надзорными органами власти.

Интервал между закрытием и открытием смены не должен превышать 24 часов, однако, ограничения одним днем не существует. Вы можете открыть кассу вечером одного дня и закрыть на следующий день в обед. Смена дня произошла, но полноценные сутки не прошли. 

Если вы не закрыли смену в течение 24 часов, то фискальный накопитель блокируется, а сам аппарат выдаёт ошибку. Приступить к работе можно будет только при закрытии смены и дальнейшем её открытии. 

Закрытие фискального накопителя

Такая процедура нужна, когда у фискального накопителя истекает срок годности, ведь он рассчитан на использование в течение 13,15 или 36 месяцев. Как только период заканчивается, ФН требует замены. А значит, кассир должен закрыть архив использованного устройства и сформировать по нему отчётность. Далее устанавливается новый компонент, который регистрируется в ФНС. 

Вторая ситуация, когда может потребоваться закрытие фискального накопителя — снятие с учёта контрольно-кассовой техники. Еще один вариант — срок действия ФН не прошёл, но встроенная память его закончилась. В любом случае полный перечень данных, который нужно внести в документ, следующий:

• ФПД и ФПС;

• адрес, дата и время расчётов;

• номер регистрации ККТ;

• номера ФД и ФН;

• ФИО кассира и его ИНН;

• наименование пользователя и ИНН;

• код формы ФД;

• номер версии ФФД;

• номер смены.

Дополнительные сведения, обязательные для отчётности, также содержатся в таблицах 69 и 124 Приказа Федеральной налоговой службы РФ от 14 сентября 2020 года. 

Текущее состояние расчётов

Отчёт о текущем состоянии расчётов часто путают с X-отчётом. Разница в том, что первая отчётность обязательная, а вторая — по усмотрению предпринимателя. 

Отчёт о текущем состоянии расчётов можно получать столько раз, сколько вам потребуется, так как лимитов в смену нет. Также такой документ удобен тем, что позволяет узнать, какая фискальная документация не поступила в ОФД. Это особенно важно в тех случаях, когда сведения не передавались с устройства свыше 30 дней. В этом случае онлайн-касса будет заблокирована.

Что касается необязательной Х-отчётности, её чаще всего используют для отслеживания выручки предприятия. Таким образом, этот документ способен обезопасить предпринимателя от ошибок в отчёте перед налоговой и своевременно устранить их, чтобы избежать наложения штрафных санкций. 

В X-отчёт включена следующая информация:

• наличные средства в кассе за указанный период;

• суммы, уплаченные наличным и безналичным способом;

• общий объём продаж;

• операции за смену;

• информация о количестве возвратов и их суммы;

• общее количество распечатанных чеков.

Помимо общих показателей, X-отчётность может содержать сведения и по более узким параметрам, например, по выручке каждого кассира, по товарным позициям или активностям продаж. 

Нужно ли сохранять отчётности онлайн-кассы?

Если фискальные накопители (даже после закрытия их архива) нужно хранить в течение пяти лет, то после внедрения онлайн-касс хранить бумажные варианты отчётов не нужно. Отчётность сохраняется на фискальном накопителе и передается в ФНС в цифровом формате. 

А напоследок напомним: избавить предпринимателя от финансовых и временных затрат, связанных с онлайн-кассой, поможет наше бесплатное фискальное решение. Мы сами будем формировать чеки и отправлять их как в налоговую, так и покупателю. Функционал доступен всем клиентам Robokassa.