Как выбрать кассу в облаке: чек-лист для начинающего предпринимателя

18.06.2025

Разберемся, что это такое и почему стоит обратить внимание на кассу в облаке.

Онлайн-касса — обязательный элемент продаж в интернете. Но для ИП и малого бизнеса покупка и обслуживание стационарной кассы — дорого и неудобно. Касса в облаке — решение, которое позволяет быстро стартовать, сократить расходы и работать в полном соответствии с законом.

Можно выделить два типа онлайн-касс: стационарные (которые можно купить или арендовать) и облачные (их можно только арендовать).

Как работает касса в облаке

Онлайн-касса в облаке — это решение, которое позволяет формировать и отправлять фискальные чеки через интернет. Для работы не нужен стационарный кассовый аппарат, операции проходят удаленно через специальную платформу.

Как это работает:

Клиент совершает заказ и оплачивает его (через сайт, мессенджер или в приложении).
Данные о сделке отправляется оператору фискальных данных (ОФД), а затем в налоговую инспекцию и «Честный ЗНАК».
Клиент получает чек о совершенной покупке или оказанной услуге.

Все это занимает считанные секунды и не требует участия продавца при оформлении чека.

Отличие кассы в облаке от стационарной кассы

Стационарная касса — это физическое устройство, которое можно купить или арендовать. Она требует регистрации, физического размещения и обслуживания.

Облачная касса это виртуальный аналог, работающий через интернет. По факту это такая же касса, но расположенная в защищенном дата-центре, обслуживание и настройку которой осуществляет провайдер.

	Облачная касса	Стационарная касса
Расположение	В дата-центре	На месте продавца
Физическое обслуживание	Не требуется	Организует владелец магазина
Подключение	Готовые интеграции с CMS/CRM	К кассовому ПО
Доступ к ОФД-кабинету	Есть	Есть
Передача маркировки в «Честный ЗНАК»	Есть	Есть
Формирование чеков интернет-продаж	Есть	Требуется дополнительный платный модуль интернет-эквайринга
Защита от продолжительных простоев при поломке	Есть	Нет
Виды чеков	Только электронные чеки	Как бумажные, так и электронные чеки

Как касса в облаке помогает развивать бизнес

Быстрый запуск бизнеса без затрат на оборудование

На старте облачная касса поможет бизнесу сэкономить деньги. При сравнении со стационарными кассами, облачная касса является более выгодным и простым решением.

Что дает облачная касса:

Не нужно покупать оборудование, его можно арендовать.
Нет необходимости тратиться на настройку техники.
Облачную кассу можно интегрировать непосредственно в сайт или CRM. Другие облачные кассы интегрированы в платежную систему. Во втором случае вы получаете готовое платежное решение для бизнеса с интегрированной кассой.

Простота масштабирования и управления

Облачную кассу легко интегрировать в сайт, CRM или мобильное приложение. Одна касса может обслуживать несколько интернет-магазинов.

Законность и безопасная передача данных в ОФД

Согласно закону №54-ФЗ, при продаже товаров или услуг физическим лицам необходимо формировать и отправлять фискальные чеки через оператора фискальных данных (ОФД). Облачная касса автоматически выполняет эти требования.

Вся передача информации шифруется и соответствует требованиям безопасности стандарта PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).

Минимизация расходов на обслуживание

Обслуживание стационарной кассы предусматривает следующие виды обязательных работ:

Проверку стабильности соединение кассового аппарата с коммуникационными устройствами.
Контроль полноты реквизитов на кассовом чеке.
Удаление загрязнений из кассового аппарата.
Проверка прошивки, состояния механических элементов, состояния узлов и деталей.
Проверка программных настроек.
Обновление программного обеспечения (возможно в центре обслуживания, удаленно или с выездом специалиста).

С облачной кассой этих проблем нет. Техническая сторона обслуживания техники в данном случае полностью ложится на плечи провайдера. Главное — следить за уведомлениями от провайдера.

Подходит ли касса в облаке вашему формату бизнеса

Когда можно не использовать онлайн-кассу

При работе через большинство маркетплейсов или при оплате покупателем товаров наложенным платежом (в почтовых отделениях или курьерских службах) касса продавцу не требуется. При этом необходимо уточнять условия работы с каждым маркетплейсом отдельно.

Отдельно стоит упомянуть самозанятых, поскольку при предоставлении услуг самозанятые могут сформировать чек на сайте ФНС (« Мой налог»). При этом самозанятые не должны иметь наемных работников, а также они не должны реализовывать товары, подлежащие маркировке.

Во всех остальных случаях при продаже товаров или услуг через интернет понадобится касса.

Онлайн-магазины, курьерская доставка

При продаже товаров через интернет-магазины, социальные сети или мессенджеры облачная касса является безальтернативным вариантом, так как облачные кассы часто интегрированы в платежные системы и имеют удобные модули интеграции.

Мобильность облачной кассы позволяет работать без привязки к одному месту — например, обслуживать клиентов вне офиса.

Услуги и прием оплаты без интернет-магазина

Для продаж не всегда требуется интернет-магазин. Альтернативой может служить витрина, персональная страница продаж во ВКонтакте или других социальных сетях. Такой формат особенно удобен, если бизнес только тестирует новое направление, находится на стартовом этапе, или предлагает узкоспециализированный товар с ограниченным ассортиментом.

Как платежное решение в связке с облачной кассой помогает в организации продаж:

Можно создать платежную ссылку или QR-код для оплаты.
После оплаты клиент автоматически получает электронный чек.
Все данные сохраняются в личном кабинете и передаются в ОФД.

Типичные ошибки при выборе кассы в облаке — и как их избежать

Касса в облаке упрощает ряд обязательных процедур, но обязательно выполнить все этапы при регистрации облачной кассы, а также следить за входящими уведомлениями.

Игнорирование уведомлений

Компании, предоставляющие облачные кассы в аренду, уведомляют бизнес о необходимых действиях. Ошибкой является игнорирование таких требований. Например, предприниматель игнорирует уведомление о необходимости хранения фискального накопителя до 5 лет. При игнорировании можно получить штраф в соответствии со статьей 14.5 КоАП РФ.

Отсутствие интеграции с CRM и сайтом

Облачная касса — это не просто средство для отправки чеков. Если у сервиса отсутствует работающая система интеграции с сайтом или платежной системой, то такая касса является бесполезной. Выбирайте кассы, имеющие удобные варианты интеграции или те системы, которые уже являются частью платежной системы.

Чек-лист: на что обратить внимание при выборе кассы в облаке

Чтобы не ошибиться с выбором кассы, стоит заранее проверить несколько ключевых моментов. Вот простой чек-лист, который поможет выбрать подходящую систему.

Критерий	Robokassa
Быстрое подключение	+
Один договор на эквайринг и кассу	+
Помощь при регистрации в ФНС	+
Техническая поддержка 24/7	+
Возможность замены фискального накопителя при необходимости	+
Размещение кассы в дата-центре высокой надежности	+
Быстрое масштабирование под клиента	+
Наличие модулей подключения	+