Онлайн-касса без кассового аппарата: как работать по 54-ФЗ

Контрольно-кассовая техника (ККТ) обязательна для торговли. Выбор на рынке очень большой. Однако не каждая компания или индивидуальный предприниматель готовы разбираться в сложностях выбора и настройки онлайн-кассы.

В этой статье мы постараемся простым языком рассказать, кто может воспользоваться облачной кассой, и что она собой представляет.

Что такое онлайн-касса без оборудования и как она работает

Представьте, что у вас есть магазин, но вместо коробки-кассы (стационарной кассы) все работает в «облаке», вы не беспокоитесь о технике, а деньги учтены, чеки и отчеты сформированы.

Так происходит с облачной кассой, она фиксирует продажу, отправляет данные в ФНС и формирует чек.

Где находится облачная касса

Облачная онлайн-касса — это не просто веб-приложение. Она состоит из двух ключевых компонентов: фискального накопителя (который передает данные в ФНС) и серверного оборудования, расположенного в защищенном дата-центре. Управление кассой происходит через личный кабинет сервиса, а техническое обслуживание обеспечивает оператор фискальных данных, гарантируя бесперебойную работу системы.

Как ее получить

Облачную кассу не купишь — ее можно только арендовать. Например, у Robokassa.

Это удобно – вы получаете кассу, готовую к работе по 54-ФЗ.

Принцип работы

Клиент платит за покупку (картой или наличными).

Данные о продаже записываются в фискальный накопитель.

Информация о покупке отправляется в налоговую и систему маркировки «Честный ЗНАК».

Покупатель получает чек на телефон или почту (как сообщение).

Что важно помнить

Фискальный накопитель — это «память» кассы, ее нужно купить отдельно и хранить 5 лет после завершения эксплуатации (на случай проверки).

В облаке хранится вся история операций, а не только данные для ФНС.

Касса без фискального накопителя

На самом деле так не бывает.

Касса без фискального накопителя не соответствует требованиям 54-ФЗ и не может применяться при расчетах.

Чем отличается облачная касса от иных касс

Как подключить

Рассмотрим подключение онлайн кассы на примере Robokassa. Для удобства мы расписали процесс поэтапно, разделив его на 5 обязательных пунктов:

1. Регистрация – зарегистрируйтесь на сайте сервиса.
2. Анкета – заполните простую форму с основными данными.
3. Выбор тарифа – подберите подходящий тариф, фискальный накопитель и дополнительные услуги.
4. Регистрация в ФНС – вы можете сделать это сами или при помощи сервиса, вам останется только подтвердить.
5. Подключение к системе – привяжите кассу к своему сайту, CRM или платежному сервису.

Кому подходит онлайн-касса без физического аппарата

Облачные кассы подходят для любого бизнеса, принимающего платежи онлайн:

• Интернет-магазины – удобство расчетов с покупателями.
• Удаленные услуги – прием оплаты за консультации, обучение и другие сервисы.
• Цифровые продукты – продажа программного обеспечения, подписок и онлайн-курсов.
• Торговля с доставкой – быстрая оплата товаров с последующей отправкой клиенту.
• Службы доставки – прозрачные расчеты за перевозку и логистику.
• ЖКХ и коммунальные услуги – автоматизация платежей за жилищно-коммунальные услуги.
• Выездные услуги – мобильные платежи для клининга и других сервисов на дому.

Совместное использование стационарной и облачной кассы

Стационарные и облачные кассы можно применять совместно. Это отличное решение для бизнеса, работающего как онлайн, так и офлайн. Например:

• Облачную кассу можно подключить к интернет-магазину для приема онлайн-платежей. Иногда такую кассу продавцы называют «онлайн-касса без физической кассы», что, конечно, не совсем правильно.
• Стационарную кассу — использовать в обычном магазине для расчетов с покупателями.

Такой подход особенно удобен при расширении бизнеса: можно начать онлайн-продажи, не отказываясь от офлайн-точки, и наоборот.

Касса без оборудования

А как же самозанятые работают без кассового аппарата? На самом деле даже самозанятые должны выдавать чеки.

Самозанятым обычно не нужна онлайн-касса – они могут работать без нее, потому что платят налог на профессиональный доход (НПД). Вместо кассы они выдают чеки через приложение «Мой налог» или Робочеки СМЗ.

Как работать без кассового аппарата

Если расчеты производятся только с другими ИП и юридическими лицами по безналичному расчету (через расчетный счет), то применение ККТ не обязательно.

Также есть ряд условий, когда бизнесу не обязательно использовать онлайн-кассу. Мы подробно разбирали их здесь.

Ранее мы подробно разбирали, что грозит за работу без кассового аппарата или за невыдачу чека.

Заключение

В этой статье мы разобрали ключевые аспекты работы с онлайн-кассой без физического аппарата: случаи, когда касса не требуется, а также отличия между стационарной и облачной кассой. Вы узнали, как работает облачное решение, кому оно подходит, а в каких ситуациях его применение невозможно.