Онлайн-касса без ошибок: как вести отчетность по 54-ФЗ

26.06.2025

Работать с онлайн-кассой проще, чем кажется. Да, это требование закона, но главное — разобраться в базовых принципах. В статье коротко и без лишних сложностей рассказываем: какие бывают кассы, какие документы они формируют и как избежать типичных ошибок, связанных с отчетами.

Что такое онлайн-кассы и каковы их особенности

Для соответствия 54-ФЗ необходимо использовать онлайн-кассы. Они автоматически передают данные через оператора фискальных данных (ОФД) в ФНС и при необходимости в систему « Честный ЗНАК».

В свою очередь онлайн-кассы бывают:

стационарными (часто применяются в розничной торговле, супермаркетах и там, где продавец имеет непосредственный контакт с покупателем);
облачными (такие кассы удобны при интернет-торговле, предоставлении дистанционных услуг).

Облачные кассы работают так же, как стационарные, но имеют ряд особенностей.

Документы ККТ

Их можно разделить на:

фискальные документы (чеки прихода, чеки возврата и корректирующие чеки);
регламентированные отчеты.

Какие отчеты формирует онлайн-касса

Отчет о регистрации кассы

При первом запуске контрольно-кассовой техники (ККТ) формируется отчет о регистрации — это документ, похожий на обычный чек. В нем содержится важная информация, включая параметры фискализации: обозначение ПД (признак документа) или фискальный признак документа (ФПД), а также последовательность из 10 цифр — уникальный код, который нужно передать в налоговую инспекцию.

Эти 10 цифр играют ключевую роль в завершении регистрации оборудования. После их передачи налоговая присваивает регистрационный номер, который записывается в фискальный накопитель. Затем формируется отчет — его также направляют в ФНС.

Формально это карточка регистрации ККТ, которую можно:

Получить в электронном виде (через личный кабинет ФНС) в формате PDF.
Распечатать и хранить рядом с кассой (требование 54-ФЗ).

Как и где получить отчет?

Для стационарных касс:

После подачи заявления в ФНС (через личный кабинет или МФЦ) налоговая выдает:

Электронный документ (в личном кабинете налогоплательщика).
Бумажное уведомление (при регистрации через МФЦ).

Для облачных касс:

Отчет генерируется автоматически и запрашивается у провайдера.

Какие документы нужны при регистрации

При подаче заявления в налоговую инспекцию вместе с отчетом о регистрации (или перерегистрации) должны быть представлены следующие сведения:

информация о регистрируемой кассовой технике;
способ использования ККТ;
данные об автоматических устройствах расчета (если есть);
информация об ОФД и формируемых фискальных документах.

Способы подачи заявления

Регистрацию можно пройти двумя способами:

Способ 1. Через личный кабинет ФНС (рекомендуется)

Авторизуйтесь в ЛК налогоплательщика с усиленной КЭП.
Перейдите в «Контрольно-кассовая техника» → «Регистрация ККТ»:

Заполните заявление.
Укажите модель кассы, номер ФН, данные ОФД. Выберите налоговую инспекцию (по месту регистрации бизнеса).
Подпишите заявление КЭП и отправьте.

Получите регистрационный номер ККТ (обычно в течение 1 рабочего дня).

Важно! При регистрации облачной кассы провайдер обычно делает это за вас.

Способ 2. Лично, посетив налоговую инспекцию или МФЦ

Заполните заявление по форме КНД 1110061.
Подайте документы в МФЦ или налоговую лично.
Через 5 дней получите карточку регистрации ККТ.

Отчет о закрытии ФН

У каждого ФН есть срок службы и ограниченный объем памяти. Когда он исчерпан или наступает необходимость передать кассу новому владельцу, фискальный накопитель нужно закрыть. В случае с облачными кассами провайдер проинформирует о необходимости замены ФН, а также поможет в случае с закрытием кассы.

Когда требуется закрытие ФН

Закрытие фискального накопителя происходит в ряде случаев:

закончился срок действия накопителя;
заполнен объем памяти;
касса передается другому ИП или организации;
владелец прекращает использование ККТ и снимает ее с учета.

Что нужно сделать перед заменой ФН

Перед тем как заменить старый фискальный накопитель на новый, необходимо:

Убедиться, что все фискальные данные отправлены через ОФД в налоговую инспекцию.
Закрыть архив старого ФН.
Сформировать отчет о закрытии фискального накопителя.

Отчет о перерегистрации (об изменении параметров регистрации) кассы

Если вы меняете фискальный накопитель в кассовом аппарате или вносятся другие изменения в регистрационные данные кассы — например, поменялся адрес установки или оператор фискальных данных (ОФД), — необходимо оформить отчет о перерегистрации ККТ.

Шаги для перерегистрации кассы через личный кабинет на сайте ФНС

Зайдите в личный кабинет налогоплательщика на сайте Федеральной налоговой службы.
Перейдите в раздел «Учет контрольно-кассовой техники».
Найдите нужную кассу по ее регистрационному номеру — особенно важно, если у вас несколько касс.
Нажмите кнопку «Перерегистрировать» и откройте заявление о перерегистрации.

В заявлении укажите:

Причину перерегистрации — например, выберите строчку «Перерегистрация ККТ в связи с заменой ФН».
Данные из отчета о закрытии старого фискального накопителя (дата и время закрытия ФН, номер фискального документа, фискальный признак).
Модель нового фискального накопителя и его заводской номер.

После заполнения заявления подпишите его с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и отправьте документ в налоговую инспекцию. Дождитесь подтверждения.

Отчет об открытии смены

Открытие смены — это операция, которая фиксирует начало работы кассира на контрольно-кассовой технике. Этот документ помогает владельцу бизнеса отслеживать, кто из сотрудников и в какое время начал использовать кассу.

Смену обязательно открывают до первой кассовой операции, например, до приема оплаты от покупателя.

Когда можно открыть смену?

Смена может быть открыта только если предыдущая смена уже закрыта. Это важно, потому что одновременно может работать только одна смена.

Как формируется отчет об открытии смены?

Есть два способа:

Вручную — кассир нажимает соответствующую кнопку на кассе или выбирает нужную функцию на сенсорном экране.

Автоматически — система сама формирует отчет при первой кассовой операции.

После формирования данные отправляются через интернет оператору фискальных данных, а от него поступает подтверждение приема информации обратно на кассу.

Что содержит отчет об открытии смены:

название и номер фискального документа (или код формы);
данные о кассовом аппарате и кассире;
регистрационный номер ККТ;
заводской номер фискального накопителя (ФН);
адрес места расчетов;
ФПД.

Отчет можно распечатать в любое время.

Максимальная продолжительность смены — 24 часа. По истечении этого времени необходимо закрыть текущую смену и открыть новую.

Отчет о закрытии кассовой смены (z-отчет)

Отчет о закрытии кассовой смены — это документ, который кассир формирует в конце рабочей смены после завершения всех расчетов. После создания он автоматически отправляется через онлайн-кассу в ОФД.

Зачем нужен этот документ?

Налоговая инспекция получает информацию обо всех операциях, проведенных через кассу за время смены.

Владельцы бизнеса:

Могут проверить, все ли чеки и фискальные документы успешно переданы в ОФД.
Содержит предупреждения о возможных проблемах с фискальным накопителем.

Важные правила работы со сменой

Максимальная продолжительность смены составляет 24 часа.
Как только кассир открывает новую смену, у него есть ровно 24 часа, чтобы ее закрыть.
Без закрытия предыдущей смены нельзя начать новую и пробивать чеки.
Закрывать смену можно в любое удобное время, но обязательно до начала следующей смены.

Что содержит отчет о закрытии кассовой смены?

Название документа и его код формы.
Версия формата фискальных данных.
Имя пользователя и данные кассира.
Адрес, где производились расчеты.
Время окончания смены.
Регистрационный номер кассового оборудования.
Количество чеков и других фискальных документов за смену.
Информация о возможных проблемах (например, неотправленные документы).

Каким образом происходит закрытие смены в облачной кассе

В облачных кассах закрытие смены происходит автоматически, но в некоторых случаях можно закрыть смену вручную.

Промежуточный отчет по кассе (х-отчет)

Этот документ предназначен для контроля работы кассира. Он отображает все операции, проведенные через кассу в течение текущей смены, а также их суммы. Формировать его можно в любое время и неограниченное количество раз — это помогает следить за выручкой и контролировать работу сотрудников.

Как хранить отчеты онлайн-кассы

Согласно Приказу ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@, компании и ИП не обязаны распечатывать и хранить бумажные копии фискальных отчетов. Дело в том, что вся информация с онлайн-кассы автоматически передается оператору фискальных данных (ОФД), а затем поступает и в налоговую инспекцию.

Кроме того, все фискальные данные сохраняются в памяти фискального накопителя (ФН), который установлен в кассе.

Предприниматели и организации обязаны хранить использованные фискальные накопители в течение 5 лет. По требованию налоговой инспекции их нужно предоставить для проверки. В случае с облачными кассами фискальные накопители также хранятся у провайдера, а доступ к ним может быть предоставлен при необходимости.

Отчеты облачной кассы

Облачные кассы поддерживают все виды отчетов, а получить к ним доступ (на примере решения Robokassa) можно через личный кабинет ОФД.

Плюсы облачного решения:

Доступность — можно работать удаленно, отчеты доступны из любой точки, где есть интернет.
Удобство — создание отчетов происходит автоматически и владельцам бизнеса не нужно отвлекаться на технические детали.

Заключение

Правильно вести отчеты по онлайн-кассе — это обязанность бизнеса. Регистрация кассы, замена фискального накопителя, проверка смен и отправка данных через ОФД — обязательные шаги при работе с любой онлайн-кассой.

Но зачем тратить на это силы, если можно доверить автоматизацию Robokassa?! Наша цель — создавать продукты, которые упрощают ведение бизнеса, чтобы вы в последнюю очередь думали об отчетах, а в первую — о развитии своего дела. Все сложные вопросы мы берем на себя.