Подпишитесь на наш телеграм канал 
Самозанятость — востребованный статус. Граждане, которые зарегистрировались в качестве самозанятых, платят один налог на профессиональный доход (НПД). Они не отчисляют страховые взносы, у них минимальная отчетность. В большинстве случаев плательщику НПД достаточно приложения «Мой налог». Но часто возникает необходимость обмениваться документами с заказчиками, и тогда может пригодится ЭДО — электронный документооборот. Рассказываем, нужно ли ЭДО самозанятому, как оформить электронный документооборот в 2025 году.
Плательщики НПД не обязаны оформлять какие-либо документы, кроме чека, который самозанятый должен выдавать после получения оплаты.
Но если независимый исполнитель хочет сотрудничать с юридическими лицами и ИП, придется:
заключать договоры;
предоставлять акты выполненных работ.
Без них компания или ИП не сможет отчитаться перед налоговой за расходы. Также готовность оформлять документацию повышает доверие к самозанятому гражданину.
Плательщик НПД может лично передать заказчику документы. Но это сложно сделать, если заказчик и исполнитель живут в разных регионах. Обмен документами по почте занимает много времени, за распечатку и изготовление ксерокопий, их почтовую пересылку надо платить.
Чек, подтверждающий получение оплаты за работы или услуги, можно передать в виде изображения по электронной почте или через мессенджер. Так же удобно использовать облачный сервис, который, в частности, предоставляет онлайн-сервис Robokassa. Но эти варианты не подходят, когда необходимо переслать юридически значимый договор или акт о выполнении работ.
В этой ситуации подходящим решением становится переход на ЭДО — электронный документооборот.
Электронный документооборот обеспечивает следующие преимущества:
скорость — документы в цифровом формате приходят почти сразу после отправки, их не нужно долго ждать;
удобство — отправить и получить договор либо акт можно тогда, когда это комфортно исполнителю и заказчику;
экономия — стороны не должны тратить деньги на печать, копирование, отправку бумажных документов, нет необходимости покупать оргтехнику;
безопасность — данные передаются по защищенным каналам связи, информация зашифрована;
сохранение истории документооборота — в любой момент участники могут найти ранее заключенные договоры, продублировать их, причем получить доступ к истории переписки можно, например, со смартфона.
Часто юридические лица и ИП отказываются работать с самозанятыми, если те не пользуются электронным документооборотом. Подключение к ЭДО решает эту проблему.
Плательщику НПД электронный документооборот может пригодиться и в том случае, если понадобится отстаивать свои права, доказывать, что он выполнил работы или оказал услуги.
Тех, кто ранее не пользовался электронным документооборотом, интересует, как сделать ЭДО самозанятому. Необходимо знать, что перед тем как зарегистрироваться в системе ЭДО, нужно получить электронную подпись (ЭП).
Доступны три типа ЭП:
простая;
усиленная неквалифицированная (УНЭП);
усиленная квалифицированная (УКЭП, КЭП).
В сервисах электронного документооборота, как правило, применяют усиленные электронные подписи. Но клиент и исполнитель могут заключить отдельный договор о признании простой подписи.
Усиленную подпись можно оформить:
в аккредитованном удостоверяющем центре;
в приложении «Госключ» — при условии, что у самозанятого есть подтвержденная учетная запись на портале «Госуслуги».
ЭП нужна не только для взаимодействия с контрагентами. С ее помощью можно получать услуги на порталах государственных учреждений, например, регистрировать сделки с недвижимостью.
Процесс подключения не занимает много времени. Необходимо:
выбрать сервис электронного документооборота, который соответствует его запросам;
подать заявку;
выбрать тариф, оплатить счет;
подключиться к сервису и приступить к работе.
Как правило, у сервиса, обеспечивающего электронный документооборот, предусмотрена служба поддержки. Ее сотрудники помогут разобраться в вопросах, касающихся ЭДО, настроить для самозанятых необходимые функции.
Типы документов, которые необходимы плательщику НПД, зависят от конкретной ситуации. Чаще всего нужен договор возмездного оказания услуг. В российском законодательстве не предусмотрена единая типовая форма такого договора, ее можно установить самостоятельно. Но в договоре нужно указать:
характер оказываемой услуги;
сроки предоставления услуги;
размер оплаты;
способ расчетов;
ответственность сторон за нарушение взятых на себя обязательств.
Также необходимо указать, что исполнитель — самозанятый. Заказчик обязательно указывает ИНН, чтобы плательщик НПД мог внести его в чек.
Прочие документы, которые могут понадобиться:
акт выполненных работ или оказанных услуг;
справка о постановке на налоговый учет.
Самозанятый получил электронную подпись до оформления статуса плательщика НПД — можно ли ее использовать?
Этот вопрос часто возникает у независимых исполнителей, которые уже оформили ЭП. Действительно, они могут пользоваться подписью при условии, что ЭП соответствует требованиям законодательства и системы электронного документооборота, в которой регистрируется самозанятый.
Срок хранения документации в электронном формате определяется законодательством РФ. В соответствии с законом о бухучете, первичные учетные документы необходимо хранить минимум 5 лет. Для счетов-фактур и других налоговых документов установлен иной срок — 4 года. Но отдельные виды документации необходимо хранить дольше.
Дополнительные требования, которые предъявляются к электронным документам:
хранение в неизменном виде;
доступность для проверок.
Надеемся, информация о том, как подключить ЭДО для самозанятого, будет вам полезна. Электронный документооборот упрощает взаимодействие между исполнителем и заказчиком, помогает экономить время и средства.
Периодичность выхода дайджеста - 1 раз в месяц. На указанный e-mail отправлено письмо-подтверждение.
