Как передавать данные в ОФД — все, что нужно об этом знать: чеклист для предпринимателей
Как передавать данные в ОФД — все, что нужно об этом знать: чеклист для предпринимателей
Рассказываем, что такое ОФД, чем занимаются такие организации, как с ними взаимодействует бизнес, и что в ходе этого процесса может пойти не так.
Объясняем, кому и чего стоит опасаться, когда беспокоиться не нужно, и как Robokassa помогает предпринимателям минимизировать риски в работе с ОФД.
Что такое ОФД? Операторы фискальных данных (ОФД) — это юридические лица, играющие роль посредника между бизнесом и Федеральной налоговой службой. Они принимают фискальные данные с контрольно-кассовой техники предпринимателей (ККТ), обрабатывают, хранят их длительное время и ежедневно передают в налоговую.
Этот тип организаций появился и начал действовать в России относительно недавно — в 2016 году. Тогда был принят закон о внесении изменений в 54-ФЗ. Он запустил переход от кассовых аппаратов старого образца к онлайн-кассам и впервые сформулировал требования к операторам фискальных данных.
В тот момент на рынок смогли выйти пять ОФД, а сегодня этим статусом обладают всего два десятка организаций. Дело в том, что их функции могут выполнять юр. лица, располагающие технической базой для работы с данными и их защиты. Они получают специальные разрешения от ФНС, лицензии от ФСТЭК и ФСБ.
По закону нельзя передавать данные от онлайн-кассы напрямую в налоговую службу и тем самым обойти взаимодействие с операторами фискальных данных. Регистрация ККТ в ФНС и сдача налоговой отчетности не отменяют данную необходимость. Поэтому предприниматели сотрудничают с ОФД на регулярной основе: стоимость подключения онлайн-кассы составляет 3-4 тыс., а ежемесячные платежи за обслуживание начинаются от полутора тысяч рублей . Как выглядит обмен данными?
Как только предприниматель заключает договор с ОФД и подключает онлайн-кассу, оператор начинает принимать от нее фискальные документы. Это не только чеки, которые формируются при продаже товаров или услуг, но и служебная информация — например, отчет об открытии и завершении кассовой смены.
Обмен такими документами происходит в автоматическом режиме и с использованием специального шифрования. Для каждого из документов ОФД формирует фискальный признак, подтверждающий получение, и возвращает его онлайн-кассе. С этого момента предприниматель может считать, что выполнил свои обязательства — ОФД взаимодействует с налоговой уже без его участия: тоже по зашифрованному каналу связи и по особому протоколу обмена данными.
Суть процесса заключается в том, чтобы фискальные данные было невозможно исправить, нарушить их целостность и конфиденциальность, а ФНС — была в курсе того, какие операции осуществляет бизнес. Кстати, на стороне ОФД все документы и данные хранятся в течение пяти лет — это требование закона.
Для удобства предпринимателей, операторы фискальных данных могут предоставлять доступ к личному кабинету с реестром фискальных данных и дополнительными возможностями — например, аналитическими инструментами, функционалом для отправки чеков покупателям и мониторинга работы онлайн-касс. Что может пойти не так?
Услуги ОФД сложно отнести к дорогостоящим, а за обмен данными отвечает автоматика, поэтому клиенты зачастую оценивают уровень сервиса операторов по тому, как те помогают решать сопутствующие задачи бизнеса (вроде отправки чеков покупателям), оказывают техническую поддержку и реагируют на сбои. Последние — нередкое явление в работе ОФД, а значит и предпринимателей.
Одна из основных проблем связана с настройками соединения. Иногда касса по тем или иным причинам не может связаться с ОФД, а значит отправки фискальных данных и получения подтверждений со стороны оператора тоже не происходит. В таком случае клиентам предлагают самостоятельно настраивать подключение заново — вбивать IP-адрес, порт и другие параметры нужного ОФД. Либо обращаться в техподдержку и выяснять, что случилось и что с этим делать.
Одно дело, если сбой произошел из-за того, что вы забыли вовремя оплатить интернет. Это легко исправить. Совсем другое, если были внесены неточные данные о кассе, и они не совпадают с регистрационными на стороне ОФД, произошел сбой из-за устаревшего фискального накопителя или слетела прошивка кассы (случается редко, но иногда подобные явления бывают массовыми).
В таком случае бизнес могут привлечь к административной ответственности по статье 14.5 КоАП РФ и назначить штрафы.
Однако если проблема была вызвана действиями на стороне ОФД, санкции применят к самому оператору — вплоть до исключения его из реестра организаций, допущенных к данной деятельности.
Другие сложности лежат в плоскости различного рода расхождений — дублирования чеков, их отсутствия в программном интерфейсе кассы и прочих локальных неприятностей. Они могут и не быть связаны с качеством соединения. Для борьбы с ними предпринимателю потребуется разбираться в содержании личного кабинета ОФД и совершать дополнительные манипуляции — делать чеки коррекции, возврата или вновь прибегать к помощи техподдержки оператора. Кому переживать не стоит
Взаимодействовать с ОФД в режиме реального времени обязаны не все организации. Послабления касаются тех, кто работает в районах без сетей связи или на режимных объектах. Для таких ситуаций предусмотрена возможность автономной работы фискального накопителя — данные с него передают исключительно при замене по истечению нормативного срока функционирования. До первого июля 2021 года обойтись без кассы могут ИП без персонала в штате — передавать данные ОФД им не требуется. Полностью освобождены от таких обязанностей и те, кто использует безналичные расчеты между организациями и ИП, плюс — ИП на патентной системе налогообложения. Чем помогает Robokassa
Предприниматели могут пользоваться решениями Robokassa вместо онлайн-кассы или вместе со своей. Наши решения не требуют интеграции и сложной настройки.
Один из таких инструментов — Робочеки. Он закрывает задачи по взаимодействию с операторами фискальных данных и Федеральной налоговой службой, плюс — автоматизирует отправку электронных чеков покупателям товаров и услуг. Бизнесу при этом не нужно приобретать кассу, оплачивать услуги ОФД и заниматься подключением чужих решений к собственным системам. Robokassa формирует и передает фискальные данные самостоятельно, берет на себя техподдержку и оперативно отвечает на вопросы предпринимателей. Единственно, что потребуется от них — добавить наименования и стоимость товаров или услуг в систему. Принимать средства можно уже на следующие сутки после регистрации, а все расходы по Робочекам входят в комиссию сервиса за проведение платежей.
Еще один сервис для микробизнеса — Робомаркет. Это торговая площадка, где буквально за несколько минут можно запустить интернет-магазин и представить продукцию или услуги на онлайн-витрине. Работать с Робомаркетом могут как начинающие, так и развитые бизнесы. Для этого достаточно зарегистрироваться и настроить внешний вид магазина в зависимости от собственных предпочтений. Все необходимые инструменты для передачи фискальных данных в ФНС, формирования и отправки чеков покупателям встроены в этот сервис. Он не требует дополнительной оплаты за онлайн кассу и не содержит каких-либо скрытых платежей за настройку отдельных инструментов — остается лишь комиссия с транзакций, проходящих через Robokassa. Так предприниматели фактически получают готовый к приему средств сайт с возможностью быстрого редактирования ассортимента товаров и услуг, их описания и стоимости. При этом он позволяет им полностью соответствовать требованиям регуляторов.
