От бумаги к байтам: как перевести товаросопроводительные документы в электронный формат

Содержание статьи:

• Электронный формат товаросопроводительных документов
• Законы
• Потенциальные проблемы и решения
• Часто задаваемые вопросы

Переход от бумажных к электронным перевозочным документам подчёркивает стремление к оптимизации рабочих процессов. Электронные документы ускоряют операции, снижают вероятность ошибок и повышают прозрачность сделок.

Электронный формат товаросопроводительных документов

Электронный формат товаросопроводительных документов — это цифровая версия бумажных документов, которые сопровождают товар на протяжении всего пути от производителя к конечному потребителю. Эти документы включают в себя товарно-транспортные накладные, счета-фактуры и множество других бумаг, необходимых для юридически корректного и бесперебойного движения товаров. В электронном формате они преобразуются в файлы, которые легко передать, сохранить и обработать.

Электронный документооборот предлагает ряд ключевых преимуществ перед традиционным бумажным. Во-первых, он значительно ускоряет процесс обработки документов. В электронном виде они передаются за считанные секунды, что немаловажно в условиях современного ритма бизнеса. Во-вторых, снижаются затраты на печать, хранение и доставку. Кроме того, электронный формат упрощает поиск и доступ к документам, что важно при управлении большими объёмами информации.

Законы 

Переход на электронный документооборот не происходит в вакууме. Он регулируется рядом законодательных и нормативных актов.

Принят ряд законодательных проектов, связанных с переходом на электронный документооборот в сфере логистики:

Федеральные законы:

• № 336-ФЗ от 2 июля 2021 года;

• № 39-ФЗ от 6 марта 2022 года.

Постановления Правительства РФ:

• № 2116 от 30 ноября 2021 года;

• № 281 от 3 марта 2022 года;

• № 931 от 21 мая 2022 года.

Эти законы и постановления были инициированы совместно Минтрансом России и ФНС России. Они направлены на развитие и внедрение Государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Она предназначена для получения, обработки, хранения и передачи сведений в виде электронных перевозочных документов.

Основными целями этой системы являются повышение прозрачности, эффективности и безопасности в транспортной сфере.

Технологические аспекты

Переход на электронный формат требует внедрения специализированного программного обеспечения для создания, хранения и обмена электронными документами. Это может быть как облачное решение, так и локально установленная система. Важный аспект – интеграция такой системы с уже существующими бизнес-процессами и информационными системами предприятия. Это позволяет создать единый поток данных и обеспечивает непрерывность и эффективность работы.

Потенциальные проблемы и решения

Переход на электронный документооборот не лишён вызовов и проблем. 

1. Проблема: безопасность данных

Решение:

• Использование продвинутых методов шифрования: внедрение сильного шифрования для защиты данных в электронной форме.

• Многоуровневая система аутентификации: применение двухфакторной или многофакторной аутентификации для повышения безопасности доступа к документам.

• Регулярные аудиты и мониторинг: проведение периодических проверок безопасности и мониторинга систем на наличие уязвимостей.

  2. Проблема: сопротивление изменениям в корпоративной культуре

Решение:

• Обучение и поддержка сотрудников: организация тренингов и семинаров для обучения персонала работе с новой системой.

• Постепенное внедрение: разработка поэтапного плана, чтобы сотрудники могли постепенно адаптироваться к новым процессам.

• Демонстрация преимуществ: ясное объяснение персоналу, как изменения улучшат их работу и повысят общую эффективность.

Решение:

• Выбор гибких и масштабируемых решений: инвестиции в программное обеспечение, которое легко интегрируется с существующими системами и может масштабироваться в соответствии с потребностями бизнеса.

• Консультации с IT-специалистами: сотрудничество с квалифицированными IT-консультантами для обеспечения гладкой интеграции систем.

• Тестирование перед внедрением: проведение тестовых запусков системы для выявления и устранения проблем перед полноценным внедрением.

  4. Проблема: соответствие законодательным требованиям

Решение:

• Консультации с юристами: регулярное обновление знаний о законодательных требованиях в области электронного документооборота.

• Адаптация систем к законам: внедрение электронного документооборота с учётом текущих законодательных требований в разных юрисдикциях.

• Сертификация и соответствие стандартам: обеспечение соответствия систем стандартам безопасности данных.

  5. Проблема: хранение больших объёмов данных

Решение:

• Использование облачных решений: внедрение облачных хранилищ для обеспечения масштабируемости и доступности данных.

• Регулярное резервное копирование: создание резервных копий для предотвращения потерь в случае сбоев или атак.

• Оптимизация управления данными: внедрение систем управления данными для эффективной организации и быстрого доступа к нужной информации.

Часто задаваемые вопросы

Как обеспечивается юридическая значимость электронных документов?

Электронные документы приравнены к бумажным по юридической значимости благодаря законам о цифровых подписях и стандартизации электронного документооборота.

Какие меры безопасности необходимо принять при переходе на электронный документооборот?

Необходимо использовать надёжные методы шифрования, системы идентификации пользователей, а также регулярно проводить аудиты безопасности.

Как справиться с сопротивлением сотрудников изменениям?

Эффективное решение – постепенное внедрение изменений, обучение персонала и демонстрация преимуществ новой системы на практике.