Предпринимателям, занимающимся реализацией различных видов продукции, термин «пересортица» знаком не понаслышке. Как правило, выявляется она при проведении инвентаризации остатков или запасов на складе по разным причинам.
Ниже рассмотрим типовые ситуации, когда пересортица может быть зачтена, а также алгоритм правильного оформления кадровой и бухгалтерской документации.
Пересортица в торговле: что это
Пересортица означает избыток одной товарной позиции при дефиците другой продукции. Возникнуть пересортица может только в ассортименте товарно-материальных ценностей, относящихся к одной категории/группе.
Причины появления
Если по итогам инвентаризации предпринимателем был выявлен переизбыток одной продукции и дефицит другой, то необходимо установить причины, по которой подобная ситуация возникла. Это поможет исключить возникновение таких ситуаций в дальнейшем, а также выявить товарные позиции, которые более востребованы потребителем.
Причины обнаружения пересортицы:
ошибки при оприходовании поступившей продукции;
отсутствие контроля за складским документооборотом;
ошибки при продаже;
некомпетентность наемного персонала;
нарушения, касающиеся маркировки ТМЦ;
ошибки при перемещении продукции со склада на витрину.
Установить актуальную дату или период, когда возник пересорт, на практике бывает довольно сложно, а в некоторых случаях — невозможно. Поэтому в инвентаризационных документах отражается дата пересчета товара и обнаружения ошибки. Одного установления факта наличия пересортицы для предпринимателя будет недостаточно, важно также грамотно ее оформить документально.
Инвентаризация: этапы оформления
Первостепенной задачей при проверке станет установление виновных, которые должны подготовить объяснительные. Их следует предоставить уполномоченным лицам на бумажном носителе и приложить к протоколу о проведенной инвентаризации.
Виновные, как правило, должны возместить причиненный компании ущерб за свой счет. Средства в счет компенсации могут быть удержаны из заработной платы либо внесены наличными в кассу.
Далее необходимо выполнить зачет пересортицы, если от руководителя поступило соответствующее распоряжение.
Задачей бухгалтера является отражение пересорта в учете.
Сделать это можно несколькими способами:
если продукция не отличается по цене, то сумма хранящихся на складе товарно-материальных ценностей останется неизменной. В таком варианте бухгалтер делает только одну проводку и зачет недостачи выполняется за счет обнаруженных излишков;
если товары отличаются по цене, то излишки по сумме будут превышать недостачу. чтобы правильно отразить это в документах, бухгалтеру потребуется сделать две проводки — выполняется взаимозачет, разницу относят к внереализационным доходам;
при разной цене товаров, где выявленная сумма недостачи будет превышать сумму излишка, а также установлении виновных сотрудников, бухгалтеру потребуется сделать четыре проводки с начислением НДС на остаток средств.
Вся информация заносится в сличительную ведомость. Также уполномоченными лицами составляется акт.
Когда возможен зачет пересорта
Обнаруженные излишки далеко не всегда можно отнести в счет недостатка.
Принимая во внимание указания Минфина, зачет пересорта возможен:
если за излишек и недостаток отвечает одно лицо;
дефицит и переизбыток товаров установлен для одной категории в одинаковом количестве;
факт выявлен за один и тот же отчетный период.
Для зачета излишков и недостатков необходимо соблюдение всех вышеперечисленных условий.
Чтобы сделать зачет, нужно:
выполнить списание;
произвести оприходование товара.
Объяснительная
Ответственными лицами могут быть:
работник склада;
бухгалтер;
продавец;
завскладом.
Документ должен быть подготовлен и передан созданной инвентаризационной комиссии в течение 2 рабочих дней. Записка относится к разряду кадровой документации. Форма составления произвольная. В некоторых организациях для таких случаев предусмотрен специальный бланк.
В документе отражают:
данные о составителе, также в шапке указывается, кому адресована объяснительная;
текст должен содержать перечень товаров, попавших в пересортицу, причину возникновения подобной ситуации, а также описаны меры, которые будут приняты для того, чтобы исключить вероятность пересорта в будущем.
дату и подпись составителя.
Зачет пересортицы
Для зачета пересорта необходимо иметь документальные основания, поэтому инициатором действий должен выступить председатель организованной инвентаризационной комиссии, который выносит соответствующее предложение. Его должен рассмотреть руководитель.
Документ включает:
данные об инвентаризации и ТМЦ;
причины возникновения пересортицы.
Зачет осуществляется после подготовки приказа директора.
Он должен содержать:
дату и номер;
информацию о ТМЦ;
описание причин и сведения о виновных;
указания для бухгалтера;
рекомендованные меры воздействия.
Отражение в сличительной ведомости
Подготовкой документа можно заниматься после подписания приказа руководителем. Ведомость готовят по форме ИНВ-19 в 2 экземплярах.
Документ можно напечатать или заполнить от руки.
На 3 листах содержатся:
данные о компании и товаре;
сведения об ответственных сотрудниках;
разница в денежном выражении и количестве.
Ответственным за составление ведомости является бухгалтер.
Пересортица не исключение для компаний, специализирующихся на реализации любых групп продукции. Как правило, подобные ситуации возникают по невнимательности персонала.
Именно поэтому грамотное отражение пересортицы требует поиска виновных и установления причин, фиксации результатов и определении эффективных решений для исключения вероятности повторений.
—-
РЕКОМЕНДУЕМ! На рынке есть удобное решение для управления торговлей и складским учетом: «МойСклад». С ним вы сможете легко обрабатывать заказы, контролировать закупки и продажи, вести финансовые расчеты.
В Robokassa есть модуль для простой интеграции с этим решением: пользуйтесь и автоматизируйте свой бизнес!
