Подпишитесь на наш телеграм канал 
Установка онлайн-касс для предпринимателей стала обязательной с начала 2017 года. Использование контрольно-кассовой техники для ведения бизнеса сейчас не вызывает особенных сложностей у опытных предпринимателей. Но у тех, кто только начинает свою деятельность, может появиться много вопросов.
Далее мы подробнее остановимся на моментах, касающихся облачной кассы, из чего она состоит, чем отличается от привычной торговой техники.
По сути она представляет собой сервис по отправке информации о расчетных операциях в налоговую в рамках действующего законодательства (54-ФЗ). Другая её функция — генерация чеков не только в бумажном носителе, но и в электронном виде. Сегодня онлайн-касса сможет заменить обычную контрольно-кассовую технику для онлайн- и офлайн-магазинов.
Для работы с оборудованием потребуется расходный материал: например, чековая лента. Начало работы (открытие смены) связано с генерацией отчета, отправка которого ОФД (оператор фискальных данных) выполняется удаленно. Документ должен содержать информацию о самой технике и сотруднике, её эксплуатирующем.
Все данные о расчетных операциях проходят проверку ОФД. Затем он отправляет информацию в налоговую, где она будет храниться в течение определенного срока.
Несмотря на подключение к операции дополнительных исполнителей, весь процесс на практике занимает всего несколько секунд. Это возможно благодаря полностью автоматизированному алгоритму работы.
Задаваясь целью приобрести либо взять в аренду ККТ для работы, начинающему предпринимателю следует знать, что налоговая предъявляет ряд требований к подобному оборудованию. Кроме того, существует специальный реестр касс, допускаемых к использованию. Полный список находится в свободном доступе, поэтому с ним можно ознакомиться в любое время на сайте налоговой.
Главным требованием является соответствие оборудования утвержденным госстандартам, которые содержатся в ст. 4 54-ФЗ.
В частности:
наличие ФН (фискального накопителя) является обязательным. Информацию с него нельзя удалить либо изменить. По окончании срока эксплуатации ФН подлежит замене;
касса должна генерировать чеки, а также отправлять информацию в налоговые органы, пользуясь возможностями оператора фискальных данных. Отправка осуществляется в онлайн-режиме (максимальная задержка составляет 30 дней);
ККТ должна также генерировать электронные чеки, которые приравниваются к бумажным. Последние не требуются только для онлайн-торговли, поскольку в таком варианте покупателю отправляется электронный чек.
Оборудование нового формата выделяется главной функциональной особенностью — возможностью обмена данным между предпринимателем, покупателем и надзорными органами онлайн в режиме реального времени.
За отправку данных через интернет отвечает фискальный накопитель, задачей которого является передача и хранение информации о расходных операциях. Накопитель имеет свой номер и ограниченный эксплуатационный срок. В данном случае он выполняет некоторые функции контрольно-кассовой ленты.
Также стоит отметить принципиальное отличие в формате регистрации обычных и облачных касс. В первом случае регистрация выполнялась лично владельцем, для чего посещение налоговой было обязательным. Что касается онлайн-касс, то весь процесс регистрации сегодня осуществляется удаленно, для этого используется функционал сайта ФНС или ОФД. Кроме того, с обычной ККТ данные снимались сотрудниками центра технического обслуживания, сегодня отправка данных выполняется удаленно.
Аппараты старого образца в обязательном порядке должны были иметь на своем корпусе соответствующую голограмму. Она свидетельствовала о том, что ККТ прошла регистрацию. Что касается современной техники, то функцию голограммы заменил заводской номер.
Отличия имеются и на кассовых чеках. Чек, которые печатает обычная техника, должен включать 7 реквизитов, при этом чек с облачной кассы содержит 24.
Расширенный функционал также следует отнести к базовым отличиям торгового оборудования. Это касается возможности онлайн-касс генерировать не только бумажные, но и электронные чеки с опцией отправки их покупателю в удаленном формате (на электронную почту, в мессенджер и т.д.). Именно поэтому техника нового образца является более функциональной и удобной в эксплуатации, позволяет исключить необходимость личного посещения НС. Кроме того, инспектор контролирующих органов также смог сократить число своих выездных проверок для защиты прав потребителей, поскольку может получать необходимую информацию онлайн.
Вопрос подготовки к работе важен для каждого предпринимателя, в особенности это касается новой ККТ. Законом предусмотрено, что оборудование, в первую очередь, подлежит обязательной регистрации в налоговой. Владельцу кассы потребуется обеспечить надежное интернет-соединение, заключить договор с ОФД.
Некоторые предприниматели могут отказаться от приобретения нового оборудования, выбрав вариант модернизации уже используемого устройства. Но прибегнуть к такому способу удастся далеко не всегда, поскольку совсем устаревшие модели модернизировать вряд ли получится.
После приобретения ККТ потребуется пройти следующую процедуру:
заключить договор с ОФД;
пройти регистрацию в налоговой;
настроить и подготовить технику к работе (подключение, установка софта и т. д.);
обучить персонал торговой точки работе с кассой (при наличии наёмных сотрудников).
Принцип работы ККТ выглядит так:
кассир вбивает конечную сумму покупки;
ОФД получает информацию об операции;
выполняется генерация чека (печать бумажного и/или отправка электронного варианта покупателю);
данные сохраняются на сервере и отправляются в налоговую.
Работа с онлайн-кассой требует от пользователя особого отношения к операциям, поскольку деятельность компаний и ИП строго контролируется ФНС. Именно поэтому вероятность ошибок при введении данных должна быть минимальной. Если чек/чеки будут сформированы с ошибочной/недостоверной информацией и в таком виде отправлены в налоговую, изменить их будет невозможно.
Процедура закрытия рабочего дня также является обязательной. Когда смена будет закрыта, ОФД получит данные о количестве чеков и операций, сумме выручки за день и т. д.
Пошаговая инструкция, касающаяся работы с онлайн-кассой, обычно размещается на сайте разработчика в прилагаемой документации. На помощь могут прийти и специалисты компании-поставщика оборудования.
Вводный инструктаж для сотрудников торговой точки является обязательным. Это нужно, чтобы в дальнейшем ответственный работник осуществлял расчет покупателей и отправку документации контролирующим органам без ошибок.
Также кассир должен:
уметь выполнять нестандартные операции, например, возврат товара или денежных средств;
не допускать к ККТ посторонних;
вовремя менять чековую ленту.
Кассир несёт ответственность не только за деньги в кассе, но и за исправность и работоспособность используемой техники. При этом весь алгоритм реализации продукции для конечного потребителя при использовании онлайн-касс сильно не изменится. А процесс обмена данными с контролирующими органами станет более оперативным и простым, при этом внешне продажа будет выглядеть обычной.
Пожалуй, это вся ключевая информация, которую нужно знать, если мы говорим об онлайн-кассах.
А напоследок напомним: С Robokassa покупка или аренда такого оборудования не потребуется. Мы предоставляем функции формирования и отправки чеков абсолютно бесплатно для всех наших клиентов.
Периодичность выхода дайджеста - 1 раз в месяц. На указанный e-mail отправлено письмо-подтверждение.
