Подпишитесь на наш телеграм канал

Работа онлайн-кассы: гайд для новичков

13.06.2023
5 минут
Автор: Дмитрий Селиванов

Установка онлайн-касс для предпринимателей стала обязательной с начала 2017 года. Использование контрольно-кассовой техники для ведения бизнеса сейчас не вызывает особенных сложностей у опытных предпринимателей. Но у тех, кто только начинает свою деятельность, может появиться много вопросов.

Далее мы подробнее остановимся на моментах, касающихся облачной кассы, из чего она состоит, чем отличается от привычной торговой техники.

Онлайн-касса: что это?

По сути она представляет собой сервис по отправке информации о расчетных операциях в налоговую в рамках действующего законодательства (54-ФЗ). Другая её функция — генерация чеков не только в бумажном носителе, но и в электронном виде. Сегодня онлайн-касса сможет заменить обычную контрольно-кассовую технику для онлайн- и офлайн-магазинов.

Принципы функционирования 

Для работы с оборудованием потребуется расходный материал: например, чековая лента. Начало работы (открытие смены) связано с генерацией отчета, отправка которого ОФД (оператор фискальных данных) выполняется удаленно. Документ должен содержать информацию о самой технике и сотруднике, её эксплуатирующем.

Все данные о расчетных операциях проходят проверку ОФД. Затем он отправляет информацию в налоговую, где она будет храниться в течение определенного срока.

Несмотря на подключение к операции дополнительных исполнителей, весь процесс на практике занимает всего несколько секунд. Это возможно благодаря полностью автоматизированному алгоритму работы.

Требования к облачным кассам

Задаваясь целью приобрести либо взять в аренду ККТ для работы, начинающему предпринимателю следует знать, что налоговая предъявляет ряд требований к подобному оборудованию. Кроме того, существует специальный реестр касс, допускаемых к использованию. Полный список находится в свободном доступе, поэтому с ним можно ознакомиться в любое время на сайте налоговой.

Главным требованием является соответствие оборудования утвержденным госстандартам, которые содержатся в ст. 4 54-ФЗ.

В частности:

  • наличие ФН (фискального накопителя) является обязательным. Информацию с него нельзя удалить либо изменить. По окончании срока эксплуатации ФН подлежит замене;

  • касса должна генерировать чеки, а также отправлять информацию в налоговые органы, пользуясь возможностями оператора фискальных данных. Отправка осуществляется в онлайн-режиме (максимальная задержка составляет 30 дней);

  • ККТ должна также генерировать электронные чеки, которые приравниваются к бумажным. Последние не требуются только для онлайн-торговли, поскольку в таком варианте покупателю отправляется электронный чек.

Отличие онлайн-касс от обычной ККТ

Оборудование нового формата выделяется главной функциональной особенностью — возможностью обмена данным между предпринимателем, покупателем и надзорными органами онлайн в режиме реального времени.

За отправку данных через интернет отвечает фискальный накопитель, задачей которого является передача и хранение информации о расходных операциях. Накопитель имеет свой номер и ограниченный эксплуатационный срок. В данном случае он выполняет некоторые функции контрольно-кассовой ленты.

Также стоит отметить принципиальное отличие в формате регистрации обычных и облачных касс. В первом случае регистрация выполнялась лично владельцем, для чего посещение налоговой было обязательным. Что касается онлайн-касс, то весь процесс регистрации сегодня осуществляется удаленно, для этого используется функционал сайта ФНС или ОФД. Кроме того, с обычной ККТ данные снимались сотрудниками центра технического обслуживания, сегодня отправка данных выполняется удаленно.

Аппараты старого образца в обязательном порядке должны были иметь на своем корпусе соответствующую голограмму. Она свидетельствовала о том, что ККТ прошла регистрацию. Что касается современной техники, то функцию голограммы заменил заводской номер. 

Отличия имеются и на кассовых чеках. Чек, которые печатает обычная техника, должен включать 7 реквизитов, при этом чек с облачной кассы содержит 24.

Расширенный функционал также следует отнести к базовым отличиям торгового оборудования. Это касается возможности онлайн-касс генерировать не только бумажные, но и электронные чеки с опцией отправки их покупателю в удаленном формате (на электронную почту, в мессенджер и т.д.). Именно поэтому техника нового образца является более функциональной и удобной в эксплуатации, позволяет исключить необходимость личного посещения НС. Кроме того, инспектор контролирующих органов также смог сократить число своих выездных проверок для защиты прав потребителей, поскольку может получать необходимую информацию онлайн.

Как подключить и модернизировать

Вопрос подготовки к работе важен для каждого предпринимателя, в особенности это касается новой ККТ. Законом предусмотрено, что оборудование, в первую очередь, подлежит обязательной регистрации в налоговой. Владельцу кассы потребуется обеспечить надежное интернет-соединение, заключить договор с ОФД.

Некоторые предприниматели могут отказаться от приобретения нового оборудования, выбрав вариант модернизации уже используемого устройства. Но прибегнуть к такому способу удастся далеко не всегда, поскольку совсем устаревшие модели модернизировать вряд ли получится.

Как функционирует онлайн-касса

После приобретения ККТ потребуется пройти следующую процедуру:

  • заключить договор с ОФД;

  • пройти регистрацию в налоговой;

  • настроить и подготовить технику к работе (подключение, установка софта и т. д.);

  • обучить персонал торговой точки работе с кассой (при наличии наёмных сотрудников).

Принцип работы ККТ выглядит так:

  • кассир вбивает конечную сумму покупки;

  • ОФД получает информацию об операции;

  • выполняется генерация чека (печать бумажного и/или отправка электронного варианта покупателю);

  • данные сохраняются на сервере и отправляются в налоговую.

Работа с онлайн-кассой требует от пользователя особого отношения к операциям, поскольку деятельность компаний и ИП строго контролируется ФНС. Именно поэтому вероятность ошибок при введении данных должна быть минимальной. Если чек/чеки будут сформированы с ошибочной/недостоверной информацией и в таком виде отправлены в налоговую, изменить их будет невозможно.

Процедура закрытия рабочего дня также является обязательной. Когда смена будет закрыта, ОФД получит данные о количестве чеков и операций, сумме выручки за день и т. д.

Пошаговая инструкция, касающаяся работы с онлайн-кассой, обычно размещается на сайте разработчика в прилагаемой документации. На помощь могут прийти и специалисты компании-поставщика оборудования.

Что следует помнить

Вводный инструктаж для сотрудников торговой точки является обязательным. Это нужно, чтобы в дальнейшем ответственный работник осуществлял расчет покупателей и отправку документации контролирующим органам без ошибок.

Также кассир должен:

  • уметь выполнять нестандартные операции, например, возврат товара или денежных средств;

  • не допускать к ККТ посторонних;

  • вовремя менять чековую ленту.

Кассир несёт ответственность не только за деньги в кассе, но и за исправность и работоспособность используемой техники. При этом весь алгоритм реализации продукции для конечного потребителя при использовании онлайн-касс сильно не изменится. А процесс обмена данными с контролирующими органами станет более оперативным и простым, при этом внешне продажа будет выглядеть обычной.

Пожалуй, это вся ключевая информация, которую нужно знать, если мы говорим об онлайн-кассах. 

А напоследок напомним: С Robokassa покупка или аренда такого оборудования не потребуется. Мы предоставляем функции формирования и отправки чеков абсолютно бесплатно для всех наших клиентов.
Понравилась статья?
Средняя оценка: 0
Количество голосов: 0

Остались вопросы?
Мы работаем круглосуточно
Звоните: 8-800-500-25-57