ЗН ККТ, РН ККТ, ФД: оформление кассовых чеков в РФ

Правильное оформление кассовых чеков — это и гарантия того, что ваш бизнес функционирует в рамках законодательства, и инструмент для защиты прав потребителей.

С появлением новых технологий и изменением законодательства появились и новые требования к оформлению квитанций. ЗН ККТ, РН ККТ и ФД стали объектом внимания многих предпринимателей и бухгалтеров. Но что означают эти аббревиатуры? И действительно ли они так важны для бизнеса?

В этой статье мы погрузимся в мир кассовой техники и разберемся, что такое ЗН ККТ, РН ККТ и ФД на кассовом чеке, а также узнаем, являются ли эти пункты обязательными.

Что такое ЗН ККТ, РН ККТ и ФД?

Начнем с разъяснения основных терминов, которые будут встречаться на протяжении всей статьи.

ЗН ККТ (Заводской номер контрольно-кассовой техники)

Это уникальный идентификационный номер, который присваивается каждому кассовому аппарату на заводе-изготовителе. Он позволяет идентифицировать конкретное устройство и отслеживать его «жизненный путь» — от момента производства до списания или утилизации.

РН ККТ (Регистрационный номер контрольно-кассовой техники)

После того как аппарат был произведен, он должен быть зарегистрирован в соответствующих государственных органах. Ему присваивается регистрационный номер, который подтверждает, что устройство зарегистрировано и имеет право на работу на территории РФ.

ФД (Фискальный документ)

Это электронный документ, который подтверждает факт проведения операции (покупки или возврата товара). ФД содержит всю необходимую информацию о товаре, его стоимости, а также сведения о продавце и покупателе. Фискальные документы хранятся в фискальной памяти аппарата и предоставляются по требованию контролирующих органов, в том числе налоговой службы.

Зачем нужны платежные реквизиты на чеке?

Понимание функционала и назначения каждого из пунктов на кассовом чеке позволит более эффективно вести бухгалтерский учет и избегать возможных ошибок при работе с кассовой техникой и терминалами оплаты.

Функциональное назначение каждого из пунктов:

ЗН ККТ: этот номер позволяет уникально идентифицировать каждый кассовый аппарат. Это особенно важно для контролирующих органов, так как позволяет отслеживать историю работы конкретного устройства, а также предотвращать мошенничество и незаконное использование касс.

РН ККТ: регистрационный номер подтверждает, что кассовый аппарат зарегистрирован в соответствующем государственном органе и имеет право на работу. Это гарантирует, что устройство соответствует всем требованиям и стандартам, установленным законодательством РФ.

ФД: фискальный документ — официальное подтверждение проведенной операции. Он содержит всю необходимую информацию о сделке, что позволяет как продавцу, так и покупателю быть уверенными в законности и корректности проведенной операции.

Обязательность указания платежных реквизитов на чеке

При работе с контрольно-кассовой техникой важно не только понимать функционал каждого элемента, но и знать, какие требования предъявляются к их использованию законодательством РФ. Давайте разберемся, являются ли ЗН ККТ, РН ККТ и ФД обязательными пунктами.

Нормативные акты РФ, регулирующие использование кассовой техники и оформление чеков

Основной документ, регулирующий работу с кассовой техникой, — Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа». В этом законе прописаны основные требования к оформлению кассовых чеков, в том числе к их фискальным признакам (ФП), а также к регистрации онлайн-кассы и функционированию техники.

По закону продавец обязан выдавать товарные чеки всем покупателям. Однако не во всех случаях он обязан использовать при продаже кассовый аппарат. Так, можно выдавать чеки без ККТ в двух случаях: когда расчеты производятся в труднодоступной местности, а также если продавец имеет статус индивидуального предпринимателя и платит налог на патенте.

На кассовом чеке обязательно должны быть указаны ЗН ККТ и РН ККТ. Фискальный документ — тоже обязательный элемент, подтверждающий проведение операции в соответствии с заложенным в программе ФФД (алгоритмом создания и хранения данных).

В ФЗ-54 прописано требование каждый день закрывать смену. В документе подчеркивается, что касса не должна оставаться открытой более суток. Кроме того, согласно положениям закона, кассир при закрытии смены должен в обязательном порядке в отчетности указывать приход и расход, а также количество пробитых чеков. 

Штрафы и ответственность за отсутствие или неправильное оформление указанных пунктов

Несоблюдение требований законодательства может привести к серьезным последствиям для предпринимателя. В частности, за отсутствие или неправильное указание платежных реквизитов предусмотрены штрафы. Размер штрафа может варьироваться в зависимости от характера нарушения и его масштаба.

Кроме финансовых санкций, предприниматель может столкнуться с административной ответственностью, вплоть до приостановления деятельности предприятия на определенный срок и заморозки счетов.

Рекомендации по работе с кассовой техникой

Понимание требований ФНС — это только половина успеха. Важно также знать, как на практике обеспечить корректное функционирование кассовой техники и правильное оформление чеков. В этом разделе дадим несколько рекомендаций, которые помогут избежать ошибок и обеспечить безупречную работу вашего бизнеса.

1. Регулярная проверка и обновление программного обеспечения ККТ

Производители современных моделей кассовой техники регулярно выпускают обновления для своих устройств. Убедитесь, что ваша касса всегда работает на актуальной версии ПО. Это поможет избежать технических ошибок и гарантировать корректное оформление чеков.

2. Обучение персонала

Ваши сотрудники должны быть хорошо знакомы с функционалом кассовой техники, знать все требования к оформлению чеков, а также уметь проверять купюры на подлинность. Регулярно проводите тренинги и семинары, чтобы поддерживать знания вашего персонала на должном уровне.

3. Создание резервных копий данных

Всегда сохраняйте резервные копии всех фискальных документов. Это позволит вам восстановить данные в случае технических сбоев в системе или других непредвиденных обстоятельств.

4. Регулярный контроль за состоянием кассовой ленты

Убедитесь, что кассовая лента всегда в наличии и в хорошем состоянии. Поврежденная лента может привести к некорректному оформлению чеков.

5. Своевременное обращение к специалистам

При возникновении проблем или вопросов, связанных с работой техники и фискального накопителя, не стоит пытаться решить их самостоятельно. Обратитесь к специалистам или сервисному центру для профессиональной помощи. Для постпродажного обслуживания выбирайте компании, которые всегда на связи, — в режиме 24/7.

Как правильно оформить кассовый чек 

Оформление кассового чека — это не просто формальность, но и важный элемент учета, который подчиняется строгим требованиям законодательства РФ. Правильное оформление чека гарантирует законность проведенной операции и может служить доказательством в случае спорных ситуаций с клиентами.  

1. Обязательные реквизиты чека

Согласно Федеральному закону «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа», каждый кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

• название и адрес юридического лица или ИП, осуществляющего продажу;

• ИНН организации или ИП;

• дату и время продажи;

• порядковый номер чека;

• наименование товара или услуги;

• количество и стоимость товара или услуги;

• общую сумму чека;

• НДС (если применимо);

• ЗН ККТ, РН ККТ и номер фискального документа (ФН).

2. Электронные чеки:

С 2017 года в России действует обязательное правило отправки электронных кассовых чеков покупателям. Это означает, что при каждой продаже покупателю (помимо бумажного формата чека) должен быть отправлен чек в электронном виде.

Если покупатель согласен с получением чека в электронной форме, документ отправляют в СМС, сообщением в мессенджер или в соцсеть, а также на e-mail. Кроме того, продавец может сформировать QR-код. В этом случае покупатель считывает такой код с помощью смартфона или планшета и затем открывает чек.

По статусу электронный чек ничем не отличается от бумажного. В связи с этим покупатель может сам распечатывать и предъявлять его без каких-либо ограничений в любое удобное время.

С первого марта 2025 года в правила пересылки электронных чеков добавляется еще один удобный способ — через специальный онлайн-сервис «Мои чеки». На этой площадке будет размещена информация о покупках. Кроме того, здесь можно будет предъявить чек для ремонта по гарантии или для возврата приобретенного товара.

3. Возврат товара 

При возврате товара необходимо также правильно оформить чек о возврате. В нем должны быть указаны все реквизиты первоначальной продажи, включая номер фискального документа, а также причина возврата и сумма, которая возвращается покупателю.

4. Хранение чеков

Законодательство РФ предписывает хранить копии всех кассовых чеков в течение 5 лет. Это необходимо для возможности предоставления их в контролирующие органы.

5. Использование специализированного ПО

Для автоматизации процесса оформления и отправки кассовых чеков рекомендуется использовать специализированное программное обеспечение, которое соответствует требованиям законодательства и обеспечивает корректное оформление всех необходимых реквизитов и правильное указание ФПД — фискального признака документа.

Заключение

Каждый чек — это документ, подтверждающий факт совершения сделки и обязательства продавца перед покупателем. 

Важно не только знать и понимать требования законодательства, но и регулярно обновлять свои знания, следить за изменениями в законах и нормативных актах. Только так можно гарантировать безупречное функционирование бизнеса, планомерно повышать качество оказываемых услуг и избежать возможных проблем с контролирующими органами.

Помимо этого, правильное оформление фискальных документов позволяет оптимизировать учетные процессы внутри компании, обеспечивает прозрачность и контролируемость всех операций и отчетов.

В завершении напомним: при работе с ОФД Robokassa, вам не потребуется аренда или покупка ККТ. Мы, выступая в роли оператора фискальных данных, сами бесплатно будем формировать чеки в соответствии с законом 54-ФЗ и отправлять их покупателям и в налоговую службу.