Что такое кассовый и товарный чеки

Кассовый или товарный чек — какой документ действительно нужен бизнесу? Многие предприниматели до сих пор путаются в требованиях 54-ФЗ и рискуют получить штрафы из-за неправильного оформления документов.

Разбираемся, чем отличается кассовый чек от товарного, что именно подтверждает расчет, какая у документов юридическая сила и как выстроить безошибочный документооборот.

Что такое кассовый чек

Это фискальный документ, который формируется контрольно-кассовой техникой (ККТ) при расчете с покупателем и через оператора фискальных данных (ОФД) поступает в ФНС. Он подтверждает факт оплаты и содержит признаки фискализации, поэтому имеет ключевую юридическую силу в отношениях с государством и потребителем. Основание — Федеральный закон № 54-ФЗ.

Состав реквизитов определяется законом и нормативными актами ФНС, устанавливающими формат фискального документа. Обязательно указываются данные продавца (наименование, ИНН), место и время расчета, система налогообложения, признак расчета, номенклатура, НДС (если применимо), способ и сумма оплаты, фискальные признаки (ФН/ФД/ФП), а также QR-код для проверки. Эти требования закреплены в приказе ФНС № ЕД-7-20/662@.

С 1 сентября 2025 года вступают в силу изменения, утвержденные решением ФНС № ЕД-7-20/236@: появляются новые дополнительные и обязательные реквизиты кассового чека, в частности для безналичных оплат и интернет-продаж. Чтобы избежать нарушений, заранее убедитесь, что кассовое программное обеспечение и оператор фискальных данных поддерживают новые форматы.

ККТ и выдача кассового чека обязательны при любой продаже товаров, работ или услуг гражданам — как в точке продаж, так и при онлайн-оплате. Исключения установлены в статье 2 54-ФЗ; их перечень и условия периодически обновляются, поэтому деятельность нужно сверять с актуальной редакцией закона и разъяснениями ФНС.

Бумажный чек не требуется, если покупатель дал фиксированное согласие на электронную форму (галочка в интернет-форме, отметка в договоре и др.). В этом случае чек направляется по SMS или e-mail и сохраняется в сервисе «Мои чеки онлайн» ФНС.

Что такое товарный чек

Чтобы разобраться, что такое товарный чек, отделим фискальные требования от хозяйственных нужд. Это нефискальный документ свободной формы, в котором детализируют товарную часть сделки: наименование и характеристики товара (или услуги), количество, цену, сумму, данные продавца и дату. Унифицированной формы государство не устанавливает, поэтому в обороте встречаются разные бланки и образец товарного чека из учетных систем. Он удобен покупателю для обмена/возврата, бухгалтерии — для отчетности подотчетных лиц, но сам по себе не является фискальным документом.

Сам по себе товарный чек может быть доказательством факта покупки в гражданско-правовом споре (например, в суде при защите прав потребителей). Но с точки зрения 54-ФЗ он не заменяет кассовый, если применение ККТ обязательно. По этой причине корректно говорить о юридической силе товарного чека как о вспомогательной: это надежный подтверждающий документ между сторонами, однако налоговые обязанности закрывает только кассовый чек (или БСО, сформированный ККТ).

На практике товарный чек выдают вместе с кассовым, если нужно расшифровать номенклатуру, отразить характеристики или приложить печать/подпись. Сейчас в кассовых чеках обязательна номенклатура – как ее правильно оформить, читайте в отдельной статье. В ряде случаев товарный нужен для внутренней отчетности покупателя (командировочные, подотчет). Если же закон освобождает продавца от ККТ (из закрытого перечня ст. 2 54-ФЗ или, например, самозанятый по НПД формирует чек в приложении «Мой налог»), то товарный чек может остаться единственным «бумажным следом» у стороны сделки — но это уже особые режимы, а не замена ККТ по собственному желанию.

Основные отличия кассового и товарного чека

Когда бизнес обязан выдавать кассовый чек, а когда достаточно товарного

Офлайн-торговля в магазине. При любой оплате от физлица продавец обязан применить ККТ и выдать кассовый чек на месте расчета. Товарный оформляют дополнительно, если покупателю нужна детализация для возврата или отчета. Исключения редки и прямо названы законом (например, отдельные виды деятельности и случаи безналичных расчетов между юрлицами/ИП без предъявления электронного средства платежа). 

Оказание услуг. Личные услуги (ремонт, обучение, консультации) — это тоже расчеты по 54-ФЗ: нужен кассовый чек или БСО, сформированный ККТ. Товарный чек не заменяет фискальный документ, но может дополнить его как расшифровка. Исключения — только если ваша деятельность прямо освобождена ст. 2 54-ФЗ. 

Интернет-магазин. При оплате онлайн кассовый чек формируется в момент оплаты и отправляется покупателю в электронном виде. С 1 сентября 2025 года в чеках для безналичных и интернет-расчетов появляются дополнительные реквизиты, которые кассовое ПО должно уметь заполнять (сумма и способ безналичной оплаты, идентификаторы транзакции, признак расчета через интернет). Бумажный чек здесь не обязателен — при наличии согласия покупателя на электронную форму и корректной отправке. 

Самозанятые по НПД вправе работать без ККТ, но обязаны формировать чек в приложении «Мой налог» и направлять его покупателю. Это отдельный режим, который не отменяет обязанности остальных категорий бизнеса применять ККТ.

Ответственность за нарушение правил выдачи чеков

Неприменение ККТ, невыдача кассового чека или ненаправление электронного при наличии требуемого законом согласия покупателя — все это квалифицируется как административные правонарушения. Размеры и порядок применения наказаний содержатся в статье 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Проверяйте действующую редакцию: размеры штрафов и условия их применения могут меняться нормативными актами.

За невыдачу кассового чека предусмотрены штрафы или предупреждение для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей, а также ответственность для организаций; за расчеты без использования ККТ закон предусматривает более серьезные санкции, возможен штраф, установленный как определенный процент от суммы расчета, либо другие меры, если нарушение является повторным.

ФНС принимает обращения через официальный сервис «Обратиться в ФНС России» и через мобильные приложения «Проверка чека ФНС» и «Мои чеки онлайн». Если жалоба подтверждается, проводится проверка, и при выявлении нарушений предпринимателю может быть предъявлен штраф. Для бизнеса важно соблюдать требования кассового законодательства в деталях, чтобы избежать административных претензий.

Практические советы для предпринимателей

1. Проведите аудит расчетов. Учтите все сценарии: продажи в торговой точке, доставку, интернет-оплату, предоплаты, комбинированные платежи. Каждый должен корректно фискализироваться.
2. Обновите кассовое ПО. С 1 сентября 2025 года оно должно поддерживать новые теги и формат фискальных документов, предусмотренные решением ФНС № ЕД-7-20/236@.
3. Организуйте электронную выдачу. Получайте зафиксированное согласие клиента, сохраняйте доказательства и контролируйте отправку электронных чеков.
4. Используйте автоматизацию. Облачные кассы и интеграция с CRM помогут избежать ошибок и пробивать чеки автоматически.
5. Дополняйте кассовый чек товарным при необходимости. Это удобно для клиента и не противоречит 54-ФЗ.
6. Закрепите процессы документами. Введите внутренние инструкции, назначьте ответственных, периодически проводите тестовые покупки и проверяйте работу ОФД.

Кассовый чек — обязательный фискальный документ, который подтверждает расчет и соблюдение 54-ФЗ; товарный — дополнительный инструмент, удобный для клиента и учета, но не заменяющий ККТ там, где она нужна. Разница между кассовым и товарным чеком заключается в назначении и юридической силе: первый «закрывает» обязательства перед государством и защищает обе стороны сделки, второй — уточняет номенклатуру и помогает в сервисных ситуациях.

Оптимальная стратегия для бизнеса — правильно сочетать оба документа: формировать корректный кассовый чек по 54-ФЗ (включая онлайн-отправку) и при необходимости дополнять его товарным, обеспечивая прозрачность сделки и предсказуемость послепродажного сервиса.