Бумажный чек: можно ли обойтись без него и как заменить его электронным

Ритейлеры активно предлагают электронные чеки вместо бумажных, и все большее число покупателей принимает эту опцию — главным образом с помощью приложений торговых сетей, где можно активировать отправку чеков на электронную почту. Магазины экономят на этом сотни километров чековых лент и миллионы рублей, а бумажные чеки оказывают все меньшее воздействие на окружающую среду.

Рассказываем, в каких ситуациях предприниматели не смогут обойтись без бумажного и электронного чека, и говорим о решениях для выдачи последних.

Когда нужен электронный

С 2017 года регуляторы обязали бизнес отправлять чек на абонентский номер и электронную почту покупателей, а около года назад в Минфине уточнили, что делать это можно и с помощью сервисов обмена сообщениями вроде Telegram, WhatsApp и других бесплатных мессенджеров. Обязательство возникает, если покупатель предоставил номер телефона до осуществления расчета в обычном магазине, потребовав электронный чек. Либо расплатился за товары или услуги в интернете — в этом случае других вариантов у предпринимателя просто нет.

Если клиент осуществил заказ в интернет-магазине и оплачивает его в момент доставки, курьеру необязательно печатать чек на месте. Он может вывести на экран своего смартфона электронный чек в виде QR-кода, а покупатель — считать его с помощью своего устройства. Однако в этой ситуации у продавца практически со стопроцентной вероятностью будет номер телефона и email клиента, куда скорее всего и поступит чек сразу после оплаты курьеру. Поэтому QR чаще применяют для вендинга — автоматизированных торговых автоматов, которые предлагают покупателю не печатать чек, а считать с экрана электронную версию.

По статусу электронный чек приравнен к бумажному, поэтому клиент любой организации или предпринимателя может сам распечатывать и предъявлять его без ограничений — например, если решит лично оформить возврат в магазине.

Где не обойтись без бумаги

Забыть об электронном чеке придётся, если предприниматель работает на территории режимных объектов или органов спецслужб, либо его торговая точка находится на местности, признанной удаленной от средств связи решением правительства.

Выдавать электронный чек не нужно и предпринимателям, освобожденным от необходимости применения кассовой техники. Да и в случае, если покупатель получил бумажный чек сразу после оплаты и не требует продублировать его на свой телефон или почту, осуществлять самовольную отправку не следует.

Еще существуют слип-чеки — их печатают вместе с основным чеком в магазине. Но они не являются фискальным документом, а лишь подтверждают прохождение операции по карте через терминал продавца. Их печатают только в том случае, если для обработки банковской карты используется терминал. Это необходимо для ситуаций, когда продавцу поступает запрос о возврате товара, и ему нужно предоставить в банк подтверждение о приеме средств с карты клиента. Однако и от этой практики тоже отходят и переводят такие запросы в электронную форму.

Какие есть решения

Формировать электронные чеки предпринимателям помогают платежные агрегаторы, операторы онлайн-касс и фискальных данных. Их решения требуют интеграции, технической поддержки, ежемесячных или авансовых платежей на год или даже более того. Однако есть и другие специализированные инструменты — например, Робочеки. Этот сервис поможет перейти к приему средств клиентов уже через сутки после регистрации. При этом действия, выполняемые с его помощью предпринимателем, будут полностью соответствовать требованиям закона — с точки зрения как работы с чеками, так и отправки данных о транзакциях в налоговую.

В этом случае бизнесу не нужно будет покупать онлайн-кассу и заключать договор с оператором фискальных данных. Робочеки задействуют инфраструктуру Robokassa, и она обслуживает все эти процессы в автоматическом режиме. Да и платить придется исключительно комиссию с транзакций, сам по себе сервис Робочеки компания предоставляет предпринимателям бесплатно.

Электронные чеки представляют собой цифровую копию документа, напечатанного на бумажной ленте. После совершения покупки такой чек пересылается покупателю в виде СМС-уведомления или сообщения в формате PDF-файла на электронный адрес. У цифровой версии такая же юридическая сила, как и у отпечатанной: она подтверждает факт покупки, позволяет вернуть некачественную продукцию или оформить налоговый вычет.

У электронной версии документа немало плюсов: она может храниться любой промежуток времени, не выцветает и не выгорает. Магазин получает возможность сэкономить на закупке чековой ленты, а покупателю не приходится ждать, пока напечатается бумажный чек после оплаты товара.