Как подписать документ электронной подписью: варианты и инструкции

Сегодня с помощью усиленной электронно-цифровой подписи можно существенно экономить время и готовить документацию, имеющую юридическую значимость, удаленно. ЭЦП подойдет для любой документации — от квартального отчета для НС до заключения договора, обмена данными с контрагентами либо контролирующими службами.

Подробнее о том, как подписывать документы, используя ЭЦП и десктопное приложение, а также бесплатные дистанционные сервисы, поговорим ниже.

Ведение документооборота

Оформление усиленной электронной подписи возможно только в специальном аккредитованном удостоверяющем центре. Механизм подачи заявки является одинаковым для всех:

• необходимо выбрать тип подписи на сайте;
  
• оставить обращение онлайн;
  
• лично посетить центр с паспортом либо пенсионным удостоверением;
  
• внести оплату за услугу;
  
• получить USB-токен (смарт-карту).
  
  

Чтобы в дальнейшем успешно пользоваться ЭП, потребуется ПК либо ноутбук, работающие на базе Microsoft Windows. Следует также обратить внимание на то, что ОС MacOS и Linux могут подойти не везде.

Рабочая техника требует обязательной предварительной настройки и установки дополнительных утилит.

Для некоторых носителей, имеющих встроенные программы криптозащиты, установка дополнительного программного обеспечения не потребуется.

Для владельцев ЭП, в процессе своей деятельности взаимодействующих с государственными и частными онлайн-площадками, потребуются специальные плагины и расширения для используемого браузера.

Как подписать документ: «Контур» или «Тензор»

Если вы воспользовались услугами этих компании либо других поставщиков, то просто получить ЭП недостаточно. Все дальнейшие действия по использованию ЭП зависят от возможностей и ряда задач, которые стоят перед пользователем, и функционала ключевого носителя. 

Автоматизировать дальнейшее использование ЭП можно с помощью «Контур Веб-диск» или «Мастеранастройки».

Алгоритм настройки выглядит следующим образом:

• установка драйверов — упростить процесс подготовки рабочей техники помогут самые последние модели токена. Скачивать и устанавливать драйвера рекомендуется только с официальных площадок разработчиков;
  
• настройка и подготовка криптопровайдера. В этом случае есть два варианта — использование встроенного варианта СКЗИ либо установка дополнительного ПО;
  
• работа с модулями поддержки, которые могут потребоваться для распознавания некоторых моделей токенов;
  
• настройка браузера — выбор плагинов зависит от требований площадки, но в некоторых случаях без дополнительного ПО не обойтись;
  
• регистрация — требуется только для тех, кто планирует использовать ЭП для торгов и работы с информационными системами. Процесс регистрации заключается в создании учетной записи и прохождении аутентификации с установкой корневого узла для подтверждения подлинности ЭП.
  
  

На этом процесс подготовки заканчивается.  

Документ PDF и ЭП

Если планируется работа в данном формате, то для ее выполнения подойдут бесплатные онлайн-сервисы, плагин КриптоПро PDF или же десктопные приложения. 

Вышеперечисленные способы выделяются своей спецификой:

• веб-сервисы нуждаются в предварительной настройке используемой техники (ПК или ноутбука), все документы сохраняются в облаке, отсутствует плата за использование;
  
• ПО для ПК — весь функционал открыт только при условии внесения абонентской платы, поэтому пользователю доступен широкий перечень опций, при этом работать можно в главном окне либо через контекстное меню;
  
• программный модуль — позволяет выполнять задачи в Adobe Acrobat, работа осуществляется непосредственно в приложениях.
  
  

Работа с документами PDF в Adobe Acrobat

Для выполнения всех операций потребуется установка нескольких утилит (КриптоПро PDF и криптопровайдер КриптоПро CSP).

Для отладки работы можно выполнить загрузку бесплатной версии рабочего приложения с официальной площадки разработчика. Использовать приложение без абонплаты можно в течение 3 месяцев. По истечении этого срока программное обеспечение будет доступно только при обязательной покупке лицензии. Также лицензионное ПО поставляется вместе с модулем.

Для подготовки документа PDF, потребуется:

• загрузить установочные файлы и активировать инсталляцию;
  
• перейти в раздел «Редактирование»;
  
• кликнуть на модуль;
  
• нажать «Поставить цифровую подпись», используя раздел «Инструменты»;
  
• на документе выбрать область размещения подписи;
  
• сохранить файл.
  
  

ЭЦП в Word и Excel

Работа в самых востребованных документах с ЭП возможна при помощи онлайн-сервисов либо же десктопных приложений. Также владельцы электронной подписи могут использовать в своей работе модуль КриптоПро Office Signature.

При подключении модуля, действия будут следующими (на примере Word):

• работа с установочными файлами;
  
• подключение токена;
  
• в разделе «Сведения» выбрать ЭП;
  
• введение PIN-кода.
  
  

Сервисы «Контур Крипто» и «РусТендер»

Если организация рабочей документации требует мобильности, также не планируется покупка лицензии, то электронный документооборот можно вести онлайн и без лишних затрат. Подобная возможность реализована благодаря специальным онлайн-сервисам, например, «Контур Крипто» и «РусТендер». Приложения позволяют создавать отсоединенные ЭЦП.

Предложенные сервисы отличаются по набору доступных опций, поэтому их возможности следует изучить заранее.

Чтобы работать в «Контур Крипто», нужно:

• пройти регистрацию;
  
• установить специальные разрешения;
  
• дождаться автоматической установки;
  
• нужный вариант подписи можно выбрать самостоятельно (КЭП или НЭП).
  
  

Инструкция по подписанию документа в «РусТендер»:

• установите и обновите плагин;
  
• после перезагрузки ПК потребуется регистрация в сервисе;
  
• подписание осуществляется с помощью кнопки «Подписать».
  
  

«КриптоПро CSP» и «КриптоАРМ»

Криптопровайдер «КриптоПро CSP» поможет работать в «КриптоАРМ».

Чтобы подписать документ, потребуется:

• нажать «Подписать»;
  
• после запуска «Мастера создания ЭП» можно выбрать документ и кодировку; 
  
• указать тип подписи.
  
  

Если для дальнейшей работы используются одни и те же параметры ЭЦП, то их можно предварительно сохранить.

Работа в VipNet CryptoFile

После загрузки установочных файлов, необходимо:

• пройти регистрацию онлайн;
  
• выполнить установку токена/смарт-карты;
  
• установить ПО на свой ПК;
  
• для подписания документа, перейти в раздел «Настройки» — «Задать»;
  
  

открыть файл, кликнуть «Подписать» и «Закрыть».