Онлайн-кассы для ООО

Содержание статьи:

• Что такое онлайн-касса?
• Как выбрать онлайн-кассу
• Аренда облачной кассы или покупка стационарной кассы
• Использование и обслуживание
• Ответственность и штрафы
• Источники

Организации, работающие в форме ООО, обязаны использовать онлайн-кассы при продаже товаров или оказании услуг. Но нужно ли покупать кассу? Или лучше арендовать? Как ее подключить, зарегистрировать, и сколько это стоит? И главное — как избежать штрафов?

Рассмотрим особенности применения контрольно-кассовой техники (ККТ): от выбора подходящего оборудования до анализа экономической эффективности различных форм его использования.

Что такое онлайн-касса?

Онлайн-касса — это кассовый аппарат с устройством для хранения и шифрования данных (фискальным накопителем). Он записывает информацию о каждом чеке при продаже товаров или услуг и отправляет через ОФД в ФНС и систему «Честный ЗНАК». 

Можно выделить два типа онлайн-касс: стационарные (которые можно купить или арендовать) и облачные (их можно только арендовать).

Стационарные кассы удобнее применять практически во всех типах торговли, кроме онлайна.

Облачные кассы могут использоваться при приеме платежей онлайн в соответствии со статьей (ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ):

• онлайн-торговля;

• удаленное оказание услуг;

• прием оплаты за цифровые услуги и сервисы;

• продажа товаров с доставкой;

• сервисы доставки;

• компании, предоставляющие жилищно-коммунальные услуги;

• оказание услуг на выезде (клининговые службы, такси).

Когда ООО может не использовать кассу

Следующие организации могут не использовать онлайн-кассу (на основании 290-ФЗ):

1. специализирующиеся на продаже газет и журналов (если доля торговли газетами и журналам в торговле выше 50%);

2. торгующие ценными бумагами;

3. осуществляющие питание в школах;

4. торгующие на розничных рынках, выставочных комплексах или ярмарках при соблюдении ряда условий;

5. торгующие мороженым в киосках;

6. торгующие безалкогольными напитками в розлив;

7. занимающиеся разносной торговлей;

8. торгующие из автоцистерн, а также овощами вразвал;

9. занимающиеся ремонтом обуви.

Если ООО работает в труднодоступной местности (за исключением городов, поселков городского типа или же районных центрах), касса тоже может не требоваться. Такие списки утверждаются региональными органами власти России.

Как выбрать онлайн-кассу

При выборе онлайн-кассы необходимо учитывать следующее:

1. Тип налогообложения (УСН, ОСНО или патентная система). 

2. Специфику ведения деятельности (например, розничная торговля или онлайн-продажи).

3. Необходимость интеграции с иными системами (бухгалтерского учета, CRM, CMS или иными).

Рассмотрим детально каждый пункт.

Фискальный накопитель (ФН): срок действия (13/15/36 месяцев).

При выборе кассы важно учесть, какая у вас система налогообложения — от этого зависит срок действия фискального накопителя (ФН). 

Стоимость ФН на 13/15 месяцев составляет от 12 500 ₽, тогда как ФН на 36 месяцев будет стоить от 18 500 ₽. Цены указаны ориентировочно на 2025 год. Актуальные данные уточняйте у производителей или дистрибьюторов.

ОФД

ОФД (оператор фискальных данных) — это посредник между вашей кассой и налоговой. Он передает данные о чеках в ФНС.

Ежегодная стоимость подключения у сторонних сервисов к ОФД в 2025 году варьируется от 1 600 ₽ до 4 000 ₽. 

Интеграции: 1С, интернет-магазины, эквайринг

Современные онлайн-кассы — это уже не просто устройства для печати чеков. Кассы можно интегрировать к сайту или ERP-системе через API или напрямую к агрегатору платежей.

Второй вариант является более удобным, поскольку покупатель осуществляет покупку на сайте, агрегатор передает данные в облачную кассу, а через короткий промежуток времени ему на почту (или иным способом) приходит чек о совершенной сделке.

Одним из популярных решений для таких задач является платформа Robokassa Online, которая позволяет интегрировать не только прием платежей, но и формирование фискальных чеков.

Аренда облачной кассы или покупка стационарной кассы

Подключение и регистрация

Сравнение достоинств и недостатков между покупкой стационарной кассы и арендой облачной кассы

Плюсы покупки стационарной онлайн-кассы:

• Полная собственность – касса остается у вас, можно использовать долгие годы.

• Экономия на аренде – выгодно при долгосрочном использовании.

Минусы покупки стационарной онлайн-кассы:

• Высокие первоначальные затраты – нужно купить кассу (от 20 000 ₽) и фискальный накопитель (ФН, от 8 000 ₽).

• Обслуживание и замена ФН – раз в 13–36 месяцев нужно менять накопитель (доп. расходы).

Плюсы аренды облачной кассы:

• Нет больших вложений.

• Техподдержка и замена ФН – провайдер сам меняет накопитель и обновляет ПО.

Минусы аренды облачной кассы:

• Не подходит для всех видов бизнеса (например, для розничной торговли).

Пошаговая инструкция при покупке стационарной онлайн-кассы:

1. Выберите модель кассы.
   Убедитесь, что она входит в официальный реестр ФНС. Это обязательное требование — иначе кассу не зарегистрируют.

2. Приобретите фискальный накопитель (ФН).
   Выбор зависит от системы налогообложения. Подробнее о выборе фискального накопителя.

3. Зарегистрируйте кассу в налоговой.
   Это можно сделать через личный кабинет на сайте ФНС, с помощью ОФД или же организации, предоставляющей кассу в аренду.
   При регистрации указываются данные кассы, ФН и сведения о вашей организации.

4. Заключите договор с оператором фискальных данных (ОФД).
   После этого касса будет передавать фискальные данные в налоговую в онлайн-режиме.

Пошаговая инструкция при аренде облачной кассы

1. Выберите провайдера облачной кассы.

2. Выберите тарифный план.

3. Заключите договор с провайдером.

4. Настройте интеграцию с вашим сайтом или сервисом.

5. Зарегистрируйте кассу в налоговой инспекции через провайдера.

Частые ошибки, которые могут возникнуть при покупке онлайн-кассы

Например, если вы запускаете интернет-магазин, но покупаете традиционную кассу с принтером, вы переплачиваете за ненужное оборудование. Обратная ситуация: облачная касса не подходит для обслуживания розничных торговых точек.

• Игнорирование требований ФНС.

Не все кассы соответствуют требованиям Федеральной налоговой службы. Например, несовместимость с ОФД. Касса должна передавать данные через аккредитованного оператора фискальных данных. Если ОФД не поддерживает ваш регион или тип бизнеса, чеки не будут поступать в налоговую.

Неверный срок фискального накопителя. ФН бывает на 13/15 и 36 месяцев. Если вы выберете короткий срок, его придется менять чаще, а это расходы и потери времени.

• Несовместимость с существующими системами.

Если у вас уже работают 1С, CRM или интернет-магазин, касса должна интегрироваться с ними. Например, если вы используете «1С:Розница», а купленная касса не поддерживает ее API, придется докупать дополнительные модули или переходить на другое ПО.

• Экономия на функционале.

Попытка сэкономить на кассе часто оборачивается потерями. Например, купленная «бюджетная» касса не поддерживает QR-коды для оплаты или электронные чеки.

• Выбор недобросовестного поставщика.

Некоторые продавцы предлагают незарегистрированные кассы. Это грозит невозможностью поставить технику на учет в ФНС или сбоями в работе из-за некачественного оборудования. Проверьте сертификаты соответствия и отзывы.

• Игнорирование необходимости обучения сотрудников.

Если сотрудники не умеют работать с новой кассой, это замедляет процессы и увеличивает риск ошибок. Например, они могут не знать, как отправить чек клиенту или оформить возврат.

Использование и обслуживание

Рабочие процессы

Обязательные реквизиты

Каждый чек должен содержать:

Реквизиты продавца:

• Название организации (или ФИО ИП).

• ИНН.

• Номер кассы (заводской и регистрационный в ФНС).

• Адрес расчетов (если интернет-продажи – URL сайта).

Данные о платеже:

• Дата и время операции.

• Номер чека за смену.

• Сумма к оплате.

• Признак расчета («Приход», «Возврат», «Коррекция»).

• Форма оплаты (наличные/безнал).

Фискальные данные:

• Название ОФД (оператора фискальных данных).

• Фискальный номер (ФН).

• Фискальный признак (ФП).

• QR-код для проверки чека.

Отметка о маркировке:

На бумажных чеках, выдаваемых покупателям при продаже маркированных товаров, обязательная маркировка обозначается символом «М». В электронной версии чека вместо символа указывается полный код маркировки товара.

Корректировочные чеки

Корректировочный чек необходим в следующих случаях:

• Вы обнаружили ошибку в предыдущем чеке (например, неверно указана сумма).

• Чек не был пробит при приеме оплаты (по забывчивости или из-за сбоя в системе).

• Изменение суммы после возврата товара или корректировки заказа.

Как правильно оформить корректировочный чек?

1. Укажите признак расчета «Коррекция».

2. Внесите правильные данные: сумму и товары.

3. Укажите причину корректировки:

• «По предписанию ФНС» — если ошибка была найдена при проверке.
• «Самостоятельно» — если ошибку заметили вы.

Корректировочный чек не может быть пробит задним числом — он фиксирует момент исправления ошибки, а не дату первоначальной операции. 

Оформление корректировочных чеков одинаково, независимо от того, покупаете ли вы кассу или арендуете. Однако аренда кассы предлагает дополнительные плюсы — такую важную поддержку, как техническое обслуживание и помощь с решением возникающих проблем. Чтобы избежать штрафов и проблем с кассой, всегда следите за правильностью оформления чеков, вовремя проводите корректировки и следите за состоянием фискального накопителя.

Обновление ПО

При аренде облачной кассы вам не нужно беспокоиться об обновлениях — все будет сделано за вас. При покупке важно следить за актуальностью кассы и своевременно обновлять ПО, чтобы избежать штрафов.

Что делать при сбоях?

Вывод: При аренде онлайн-кассы все вопросы с поломками и техническими проблемами решает арендодатель, а при покупке вам нужно будет решать все самостоятельно, что может занять больше времени и ресурсов.

Ответственность и штрафы

Когда юридическому лицу (ООО) стоит выбрать покупку онлайн-кассы:

• Касса нужна на долгий срок (3+ года).

• Готовы следить за обновлениями и ремонтом.

• Хотите сэкономить на арендных платежах.

• Деятельность связана с оффлайн-торговлей.

Когда юридическому лицу (ООО) выбрать аренду облачной кассы:

• Нет желания или возможности разбираться в технюансах.

• Нет бюджета на покупку кассы.

• Важно минимизировать риски, связанные со штрафами и поломками.

• Деятельность связана с онлайн-торговлей или предоставлением дистанционных услуг.

Аренда является оптимальным решением, поскольку именно ООО понесет значительные убытки при неправильно оформленных чеках, неправильной настройке оборудования или поломке онлайн-кассы.

Источники

• Федеральный закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники»

• Федеральный закон от 03.07.2016 N 290-ФЗ

• КоАП РФ Статья 14.5

Подписывайтесь на наши каналы VK, TG и DZEN, чтобы быть в курсе всех изменений! Там вы найдете полезные материалы, советы экспертов и эксклюзивную информацию о новых возможностях для бизнеса.