Термины, которые важно знать

54-ФЗ — закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». В нем прописаны требования к документальному оформлению платежей между клиентом и бизнесом. На каждую транзакцию (даже электронную) пробивается чек — бумажный или электронный, а информация о нем поступает в налоговую инспекцию. Для этих целей и нужна онлайн-касса.

Онлайн-касса — кассовый аппарат с подключением к интернету и фискальным накопителем. Её должны иметь те, кто принимает наличные и безналичные платежи за товары и услуги от физических лиц. Исключения составляют компании, не работающие с физлицами, самозанятые граждане и некоторые другие организации — все они указаны во второй статье 54-ФЗ.

Онлайн-касса может выглядеть как привычный на вид кассовый аппарат, так и как небольшой принтер, подключённый к компьютеру или локальной сети, в этом случае чеки формируются при помощи специального программного обеспечения.

За отсутствие онлайн-кассы предусмотрены штрафы: для ИП не менее 10 тыс. рублей, а для юридических лиц — не менее 30 тыс. рублей. Наказание последует и за нарушение порядка регистрации кассы: от 1,5–3 тыс. рублей для ИП и 5–10 тыс. рублей для компаний.

Фискальный накопитель — устройство для шифрования и передачи данных о транзакциях в налоговую инспекцию. По сути, это память в онлайн-кассе. Фискальный накопитель нужно обновлять не чаще раза в год. Он должен принадлежать только той организации, которая осуществляет расчёты с клиентами (арендовать не получится).

Фискализация — процесс введения фискального накопителя в эксплуатацию. Именно это значение закреплено в нормативных актах. Зачастую под фискализацией понимают процесс формирования кассового чека и передачи данных о транзакциях в налоговую службу, но это — ошибочная трактовка, которой не стоит следовать.

Удалённая фискализация — процесс фискализации, когда фискальный накопитель находится не в месте осуществления расчётов с клиентом наличными или электронным средством платежа, а территориально — в другом месте (здании, улице, районе).

Электронное средства платежа (ЭСП) — банковская карта или электронный кошелёк, при помощи которых можно осуществлять оплату товаров или услуг. Важно не путать ЭСП с безналичным способом расчётов, в ходе которого осуществляется банковский перевод с расчетного счета клиента на счет поставщика товара или услуги.

Ранее при оплате физлицом при помощи безналичного расчёта не требовалось пробивать кассовый чек. Сейчас в этом смысле отличий нет: чек нужен как при безналичном способе расчётов, так и при оплате электронным средством платежа.

Оператор фискальных данных (ОФД) — это организация с разрешением на обработку фискальных данных. Она выступает посредником между владельцем онлайн-кассы и налоговой службой и передает последней информацию о содержимом чеков. Заключить договор с ОФД обязаны все предприниматели — это требование 54-ФЗ. Список доступных операторов вывешен на сайте налоговой службы. Но есть исключение — если предприниматель работает в удаленной местности, где нет подключения к интернету. Тогда данные нужно передавать вручную при замене фискального накопителя.

Интернет-эквайринг — это технология, которая позволяет принимать к оплате банковские карты через интернет. Покупатель вводит данные банковской карты в специальной форме на сайте. Обрабатывать платежную информацию предприниматель может самостоятельно, а может передать эту задачу платежным сервисам.

Платежный сервис — это сервисная компания, ответственная за проведение безналичных транзакций через интернет. Такую функциональность предлагают как банки, так и специализированные компании — например, Robokassa.

При оплате покупки в интернет-магазине клиент переходит на сайт платежного сервиса со специальной формой для ввода данных банковской карты. После перевода средств платежный сервис перенаправляет его обратно на страницу с покупками и информирует магазин о статусе транзакции (успешная или нет) в реальном времени.

«Робочеки» — услуга, предоставляемая платежным сервисом Robokassa. Она позволяет предпринимателю отказаться от покупки или аренды онлайн-кассы, которую тот обязан иметь согласно 54-ФЗ. Когда покупатель оплачивает товар или услугу, Robokassa выступает в роли платежного агента, поэтому магазину не требуется онлайн-касса. Платежный сервис сам передает информацию о транзакциях в ФНС и рассылает электронные чеки покупателям. Сервис «Робочеки» можно подключить в личном кабинете на сайте Robokassa путем выбора способа фискализации.

PCI DSS — это стандарт, описывающий меры защиты платежной информации. Его разработали Visa и Mastercard. Следовать стандарту обязаны все организации, которые хранят данные пластиковых карт. PCI DSS предъявляет двенадцать требований безопасности. Вот некоторые из них: организация должна защищать корпоративные сети, устанавливать обновления для антивирусов, проверять серверы на уязвимости.

За нарушения тем, кто самостоятельно принимает и обрабатывает платежи, могут выписать штраф. В некоторых случаях он достигает 200 тыс. долларов. При утечке данных также придется нести ответственность в соответствии с местным законодательством и возмещать ущерб пострадавшим.

Рекуррентные платежи — это регулярные (повторяющиеся) платежи, для которых не требуется подтверждение владельца карты. Они нужны, чтобы предприниматель или магазин могли принимать абонентскую плату или предлагать подписку на товары и услуги. Рекуррентный платеж экономит время клиентов, так как им не нужно вводить данные банковской карты несколько раз.

Предприниматель должен указать на сайте, какую услугу или товар и по какому графику он предоставляет покупателю. По закону считается, что клиент принимает эти условия, когда делает первый платеж.

Сумма оплаты при рекуррентном платеже может меняться, если такое было заявлено на сайте при осуществлении первого платежа клиентом. Часто при подключении «автоплатежа» происходит предавторизация, а затем отмена операции на небольшую сумму, например, один рубль.

Авторизация карты — это резервирование денег на карте покупателя для оплаты товаров или услуг. Иногда эту процедуру называют холдированием. Она происходит каждый раз, когда клиент использует свою карту онлайн или оффлайн.

После авторизации торговая или сервисная организация, получившая платёж, подтверждает выдачу товара или оказание услуги, что даёт команду банку на перевод денег от клиента. Подтверждение может и чаще всего осуществляться автоматически, если происходит оплата товара в магазине или передача заказа транспортной или курьерской службе.

Клиент не может потратить заблокированную на карте сумму, пока не будет завершена сделка или не кончится «заморозка». Она длится от одного дня до месяца.

Предварительную авторизацию часто практикуют отели при бронировании номеров. Администраторы «замораживают» средства на карте гостя, но списываются они только при выезде.

Многие платёжные системы берут с предпринимателей оплату за каждую авторизацию, даже если операция не была подтверждена. Robokassa взимает с бизнеса оплату только за успешно завершённые транзакции.

Аванс и предоплата — денежная сумма, которую покупатель передает продавцу в качестве задатка перед поставкой товара или оказанием услуги. Предоплата и аванс отличаются друг от друга форматом сделки. В первом случае можно определить перечень товаров или услуг, а во втором — нет. Пример предоплаты — покупка абонемента на 12 занятий в тренажерный зал, а пример аванса — оплата части договора на поставку и сборку кухни.

Второй чек — согласно 54-ФЗ его обязаны выдавать все продавцы, принимающие аванс или предоплату. Он подтверждает факт поставки товара или оказания услуги и является дополнением к первому чеку. Его покупатель получает сразу после передачи денег. Пробивать два чека обязаны как владельцы физических точек, так и онлайн-магазинов. Необходимые инструкции есть на сайте налоговой инспекции или в руководстве производителя онлайн-кассы. В общем случае необходимо указать в чеке специальный реквизит, с помощью которого налоговая понимает, какую форму оплаты использовали при заключении сделки.