Онлайн-касса и особенности безналичного расчета с частными лицами

Расскажем, какие особенности обработки таких платежей стоит знать предпринимателям.

Кто должен использовать ККТ

Сегодня большинство предпринимателей обязали использовать онлайн-кассы в расчетах с физическими лицами. Исключение пока действует для ИП, которые продают товары собственного производства, оказывают услуги и вместе с этим — работают в одиночку. Но и они обязаны подключить контрольно-кассовую технику с 1 июля 2021 года. Через ККТ должны проходить все платежи «физиков» — в том числе безналичные расчеты по платежным поручениям.

Как быть с чеками

54-ФЗ гласит, что предприниматель обязан сформировать чек в течение одного рабочего дня после расчета. Причем сделать это нужно до передачи товара или оказания услуги. В чеке должны быть указаны реквизиты из списка в статье 4.7 настоящего закона. Например, туда входят дата и время транзакции, название компании или имя индивидуального предпринимателя, а также список товаров или оказываемых услуг. 

Здесь стоит заметить, что раньше индивидуальные предприниматели, применяющие специальные налоговые режимы (УСН, ПСН или ЕСХН), могли не указывать в чеке услуги, товары и их количество. Однако эту привилегию отменили в начале 2021 года. Чтобы каждый раз не вводить наименования вручную для отображения в чеке, предпринимателям стоит подгружать информацию из специальных учетных систем (CRM). Они позволят сократить риск ошибок в номенклатуре.

Что касается способов отправки чеков покупателям, то закон разрешает направлять их на электронную почту, по SMS или с помощью мессенджера. Конечно же, сформированный чек можно передать клиенту в бумажном виде, например, при первой личной встрече ним.

Что будет, если нарушить требования

Предприниматели, который не использует ККТ, в том числе и в работе с безналичными платежами, не смогут выполнить требования закона и скорее всего получат штрафы.

Так, если предприниматель не направит чек покупателю, он рискует заплатить от 2 000 до 10 000 руб., но может «отделаться» и предупреждением. За первое нарушение в работе с ККТ юрлицу придется заплатить от 75 до 100% суммы расчета (не менее 30 000 руб.), а ИП — от 25 до 50% суммы расчета (не менее 10 000 руб.). За повторное — налоговая служба может приостановить деятельность бизнеса на три месяца.

За отсутствие в чеке номенклатуры товара или услуги также предусмотрен штраф — он может достигать 10 000 руб.

Как обрабатывать безналичные платежи

Предприниматель может делать все самостоятельно: приобрести или арендовать онлайн-кассу и отправлять чеки покупателю. Этот путь имеет множество подводных камней — например, придется заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) и регистрировать фискальный накопитель.

Можно упростить задачу, если обратиться за помощью к сервисам приема платежей — таким как «Робокасса». В этом случае предприниматели могут не приобретать собственную онлайн-кассу, так как оплата всех покупок проходит через нашу инфраструктуру. Мы также берем на себя задачи по работе с ОФД и ФНС, техподдержку и автоматизируем отправку электронных чеков покупателям с помощью сервиса «Робочеки».

Отметим, что предприниматели, подключившие услугу «Робочеки», могут вообще отказаться от онлайн-кассы, если принимают оплату только банковскими картами, Yandex Pay или через электронные кошельки и не обрабатывают безналичные платежи по платежному поручению через банк. Последний тип расчетов неактуален и используется крайне редко. Консервативной аудитории в этом случае можно предложить оплачивать товары или услуги через салоны связи, так как по закону предприниматель может не использовать онлайн-кассу, если деньги принимает посредник, самостоятельно пробивающий чеки.