Зачем нужна фискализация?

Фискализация простыми словами — это регистрация транзакций по оплате и распечатыванию чеков. Выглядит следующим образом: покупатель вносит деньги за товар или услугу, проводится платёж, после чего формируется чек. При этом параллельно информация о проведенной операции передается оператору фискальных данных, а далее — в налоговую. Таким образом, происходит фискализация проведенной операции — информация по ней учитывается в контролирующем органе.

Что представляет собой фискальный регистратор 

Фискальный регистратор представляет собой усовершенствованный вариант кассового аппарата. Такое устройство работает по принципу принтера. При этом в нём есть так называемая фискальная память. 

Регистратор можно подключить к ПК, сформировать с его помощью электронные версии документов. Устройство позволяет работать в режиме реального времени одновременно с несколькими торговыми точками. Фискализация онлайн-кассы позволяет собирать информацию и передавать ее через интернет.

По сравнению с обычными ККМ фискальный регистратор обладает дополнительными преимуществами:

• нет никаких ограничений по числу товарных позиций;

• можно осуществлять полный контроль информации, которую вводит оператор: все данные отображаются на мониторе подключённого компьютера;

• можно вносить корректировки в базу данных;

• в устройстве хранится вся необходимая информация о товарах: и проданных, и только поступивших на склад;

• формируются не только кассовые чеки, но и другие документы, необходимые для отчётности перед ФНС.

Какие есть варианты?

Сегодня доступно несколько вариантов фискальных регистраторов. Есть модели, совместимые с рабочими планшетами. 

Чтобы система функционировала, планшет и специальное устройство для совмещения с фискальным регистратором должны быть подключены к одному роутеру. При этом планшет нужно подключить по WI-FI обычным способом, а специальное устройство — через шнур типа LAN. Фискальный регистратор можно подключить к устройству через USB. После этого нужно будет проверить совместную работу оборудования. Для этого понадобится найти в программе подключённый регистратор, а затем — распечатать пробный чек.

При таком варианте работы фискального оборудования чеки распечатываются автоматически после обработки заказа. Если произошел сбой и чек автоматически не был выдан, его можно распечатать в принудительном порядке. 

Программа позволяет выводить на экран данные обо всех заказах, которые были обработаны за смену. Причем пользователь может сам выбирать, какой тип чека распечатывать — обычный или фискальный.

Еще один вариант — облачная фискализация. В этом случае расчет и передача данных проводятся с применением облачных технологий, а предпринимателю не требуется устанавливать аппарат непосредственно в пункте продаж. Например, использование облачных касс удобно для интернет-магазинов и других компаний, которые работают онлайн без прямого контакта с покупателем. 

Особенности процедуры фискализации

Чтобы наладить процесс, заключается договор с оператором фискальных данных. Выбрать такого оператора можно из перечня, представленного на официальном сайте налоговой службы. 

Сначала создаётся заявка о регистрации контрольно-кассовой техники компании. Для этого необходимо заранее установить фискальный накопитель в фискальном регистраторе или контрольно-кассовом аппарате. 

В заявке на регистрацию ККТ нужно указать номера онлайн-кассы и фискального накопителя. Это требуется для того, чтобы такие данные были обнаружены в реестрах. 

Подать заявление можно через интернет. При таком способе нужно будет подписать его с помощью электронно-цифровой подписи.

После поступления заявления налоговая служба проводит его проверку и, если нет ошибок, дает согласие надальнейшие действия. Когда такое согласие получено, вводятся необходимые данные в каждый находящийся на учёте в компании аппарат онлайн-кассы. После такого программирования данных информация снова перенаправляется в налоговую. Это заключительная стадия, по окончании которой ФНС выдаёт карточку регистрации контрольно-кассовой техники. После пройденной процедуры фискализации на выдаваемых кассовыми аппаратами торговой организации чеках начинают отображаться все предусмотренные по закону реквизиты, коды и QR.

Процедуру фискализации не рекомендуется проводить самостоятельно: можно испортить фискальный накопитель. Такое оборудование стоит дорого, и исправить ошибку потом будет невозможно. 

На активацию даётся всего одна попытка, повторная фискализация невозможна. Поэтому для такой процедуры лучше обратиться в стороннюю организацию, специализирующуюся на оказании услуг по наладке контрольно-кассовой техники. При этом важно выбрать компанию, которая даёт гарантию на свои работы. 

Зачем необходима фискализация? 

Компании, работающие в сфере торговли, должны использовать ККТ и формировать фискальные чеки. Это обязательное требование регулирующих органов. Прежде чем запустить проект, торговая организация должна приобрести или взять в аренду контрольно-кассовую технику, определиться с подходящей моделью фискального накопителя, после чего зарегистрировать кассу. Применение такой техники позволяет повысить прозрачность деятельности компании, упростить процесс подачи отчётов о доходах и расходах.

Современное программное обеспечение делает процесс управления торговым предприятием проще. В этом случае фискализация происходит автоматически при поступлении оплаты от покупателя и выдаче чека. 

Процесс фискализации необходимо отрегулировать. А для этого нужно установить специальную программу на ПК или ККТ. Лучше выбрать вариант, позволяющий проводить операции, даже когда нет интернета. Тогда в любом случае фискальные чеки будут формироваться, информация о проведенных операциях — записываться на фискальный накопитель, а затем передаваться оператору фискальных данных.

При возникновении форс-мажорной ситуации (например, если нет электричества) вести учёт продаж можно вручную — принимая оплату от покупателей наличными. А потом, когда электричество появится, нужно будет внести все данные о проданных товарах в программу. Для этого предусмотрена специальная опция — «Чек корректировки». Она позволяет:

• вносить в программу данные о продажах за тот период, когда касса не работала;

• формировать фискальные чеки по проданным товарным позициям, которые не пробили вовремя;

• избегать штрафных санкций от налоговой службы, предусмотренных за нарушение правил пользования ККТ.

Лучше формировать чеки корректировки в течение одного рабочего дня. Но если это невозможно, тогда нужно провести операцию на следующий день — это не запрещено законом. Важно не забыть сделать это, иначе отчётность будет составлена некорректно. 

Фискализация ККМ: как настроить?

Федеральное законодательство допускает применять одну контрольно-кассовую машину для приема и обработки информации от нескольких устройств. Например, курьеры могут развозить товары клиентам и использовать для приема оплаты ПО, установленное на мобильных устройствах. Данные передаются на ККМ в точке продаж, а клиентам пересылаются чеки в электронном виде. 

Чтобы настроить кассовое приложение на мобильном гаджете, нужно сделать следующее: 

• Установите подходящее приложение на устройства сотрудников;

• Запустите приложение и выберите раздел с ККТ, после этого укажите возможность фискализации онлайн;

• Выберите опцию дублирования чека на удалённо расположенной кассе, если чеки потребуются для сбора отчетности.

Чтобы настроить учет товаров на кассовом аппарате: 

• Подсоедините кассовый аппарат к компьютеру и запустите его;

• Выберите кассу, с помощью которой будет проводиться фискализация;

• В настройках укажите возможность проведения платежей онлайн. 

После завершения настроек сотрудники смогут принимать платежи в удаленном режиме, пересылать клиентам электронный чек, а информация о совершенной транзакции будет уходить на фискализирующий кассовый аппарат в режиме онлайн. 

Фискализация ККТ: возможные ошибки

При фискализации кассового терминала могут быть допущены различные ошибки, часто возникающие из-за невнимательности операторов. Наиболее распространенные проблемы: 

• Неправильное указание регистрационного номера компании или ее ИНН. Это серьезная проблема, так как после этого использовать фискальный накопитель нельзя. Его придется менять, что приведет к существенным затратам. 

• Неправильное указание параметров ОФД, в результате чего нарушается фискализация платежей. После регистрации онлайн-касса будет собирать информацию, записывать их во внутреннем накопителе, но не сможет передавать оператору фискальных данных. Если такая ситуация будет продолжаться больше 1 месяца, на предприятие будет наложен штраф в соответствии с требованиями Федерального закона 54-ФЗ. 

• Отсутствие подключения к интернету из-за технических неисправностей или неверно введенных параметров. В результате касса не сможет подключиться к серверу и выдаст уведомление об ошибке.

• Некорректное отображение даты из-за программного сбоя. 

Наиболее важный момент при регистрации кассы — правильная активация. Перепрошить устройство нельзя, поэтому при некорректном введении основных данных придется покупать новый аппарат. 

Фискализация — важный этап процедуры составления налоговой отчётности, который нельзя пропускать. В такой процедуре в первую очередь заинтересованы сами владельцы торговых точек. Она позволяет упростить бизнес-процессы, автоматизировать многие операции, оптимизировать процедуру составления отчётности. Фискализация доступна как для небольших торговых точек, оборудованных кассами на базе Android, так и для крупных магазинов с полноценным компьютерным оснащением.