Что такое ревизия в магазине и как ее провести без остановки продаж

Ревизия в магазине — это сопоставление имеющегося товара с данными из учетной базы. Учетная система точна настолько, насколько точны данные, которые в нее попадают. Ошибки приемки, пересорт, непробитые продажи и хищения накапливают расхождения. Ревизия выявляет их и позволяет скорректировать остатки, иначе заказы поставщикам и отчеты будут строиться на недостоверных цифрах.

Что такое ревизия простыми словами

Представим: в товароучетной программе числится 40 тюбиков клея, на складе их — 37. Три тюбика не доставили сразу, были проданы без чека, завалились за стеллаж или были списаны по ошибке. Ревизия товара нужна, чтобы найти его или подтвердить, что его нет.

В рознице «ревизия» — это всего лишь синоним пересчета. Если продавец говорит, что «у нас сегодня ревизия», и все понимают, что нужно пересчитать товар. В бухгалтерском смысле ревизия шире. Она включает работу с документами, договорами и выявлением остатков.

Зачем нужна ревизия, если есть система учета товаров

Данные в учетную программу вносят люди. Поэтому ошибки возможны на любом этапе. Ревизия товара — это не всегда обнаружение недостачи.

Работник склада случайно мог принять на 5 коробок больше, могли ошибиться поставщики. Кассир мог пробить не тот код, а покупатель забыл оплатить товар или, наоборот, оставил товар на кассе.

Каждая ошибка влияет на остатки. Через месяц программа может показать расхождение с фактическим товаром на складе. Отдельный риск — если товар маркированный, ошибка в остатках грозит штрафом.

Ревизия нужна, чтобы навести порядок в остатках и убрать расхождения.

Чем ревизия отличается от инвентаризации и аудита

Эти три термина можно спутать, разберем, что они означают.

Инвентаризация — это сверка реального наличия товара с данными бухгалтерского учета.

Порядок описан в ФСБУ 28/2023, есть обязательные основания (годовая отчетность, смена материально ответственного лица), утвержденные формы документов. В магазине инвентаризация и ревизия товара по сути совпадают: и там и там пересчитывают товар и сверяют с учетом.

Ревизия в широком смысле захватывает не только товар, но и документы, кассу, договоры, правильность начислений. Ревизионная комиссия проверяет, как ведется финансово-хозяйственная деятельность в целом.

Аудит — внешняя независимая проверка, которую проводит лицензированная компания или аудитор. Аудитор выражает мнение о достоверности отчетности. Порядок проведения аудита регламентирован 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности». Аудит обязаны проводить ПАО, финансовые организации, организации с доходом более 800 млн рублей или суммой активов более 400 млн рублей, а также некоторые другие организации (застройщики или подрядчики гособоронзаказа). В малой рознице аудит нужен редко, а вот ревизия и инвентаризация — регулярные операции.

Виды ревизии

Ревизия бывает полной и выборочной. Полная охватывает весь ассортимент и обычно проходит ночью или в санитарный день. Выборочная направлена на одну группу товаров, один отдел или подозрительные позиции. При выборочной ревизии магазин обычно не закрывается.

По основанию ревизия делится на плановую (например, раз в два месяца или ежеквартальную) и внеплановую (смена материально ответственного лица, кража, пожар или затопление).

Как провести ревизию пошагово

Порядок подходит для магазина и склада.

1. Издайте приказ. Отразите причину, сроки, комиссию, перечень проверяемого товара. Материально ответственное лицо в комиссию не входит.
2. Закройте движение товара. Завершите продажи и приемки, закройте кассу, зафиксируйте остатки.
3. Пересчитайте товар на полках, складе, витринах и на возврате.
4. Сверьте факт с учетом. Программа покажет недостачу, излишек и пересорт.
5. Соберите объяснения по расхождениям.
6. Скорректируйте остатки: излишки оприходуйте, недостачу спишите или отнесите на виновного.

Как оформить результаты ревизии

Итоги ревизии фиксируют четыре документа.

1. Приказ. Форма ИНВ-22 или свой бланк с обязательными реквизитами.
2. Инвентаризационная опись. Фактические остатки по позициям. При сканировании формируется автоматически.
3. Сличительная ведомость. Расхождения между учетом и фактом. Форма ИНВ-19 или аналог в программе.
4. Акт ревизии. Выводы комиссии: что списать в пределах норм, что взыскать с виновного, что оприходовать как излишек. Единого шаблона нет, каждая компания использует свой.

Материально ответственное лицо подписывает акт и прикладывает письменные объяснения. При отказе комиссия делает отметку в акте.

Что делать с выявленной недостачей или излишком

Недостача означает, что на учете состоит больше товара, чем имеется фактически. Проверьте нормы естественной убыли для этой группы (усушка, бой стеклотары или утечка). Если недостача выше нормы — ищите причину. Ей может быть ошибка приемки, продажа без чека, кража. Получите объяснение ответственного лица. По ТК работник возмещает только прямой ущерб. Без договора о полной материальной ответственности — не больше среднего месячного заработка. Из зарплаты нельзя удержать более 20%. Нельзя списывать недостачу на всех сотрудников смены без доказательств вины.

Излишек. На полке больше, чем в учете. Оприходуйте по рыночной стоимости на дату ревизии. Излишек говорит об ошибках: товар приняли без оприходования или пробили неверную позицию во время продажи. Регулярные излишки — повод пересмотреть порядок приемки.

Чек-лист перед следующей ревизией

1. Утвердите график: выборочная раз в неделю, полная раз в месяц или квартал.
2. Утвердите комиссию и издайте приказ.
3. Закройте смену и зафиксируйте остатки в программе.
4. Пересчитайте товар по штрихкодам или вручную.
5. Сверьте факт с учетом и запишите расхождения.
6. Соберите объяснения по позициям с разницей.
7. Оформите акт.
8. Скорректируйте остатки в системе.