Нужен ли фискальный накопитель — принцип работы, как выбрать

Что такое фискальный накопитель: зачем он нужен, как выбрать необходимый, замена и штрафы. Рассказываем как работать без онлайн-кассы.

Зачем нужен фискальный накопитель и как с ним работать

54-ФЗ требует от предпринимателей передавать данные о платежах физических лиц (наличными, электронными деньгами и при эквайринге) в налоговую инспекцию. Для этих целей необходимо установить онлайн-кассу, так называют кассовый аппарат с выходом в интернет и фискальным накопителем (ФН). 

Фискальный накопитель – запоминающее устройство, которое хранит информацию о всех совершенных через кассовый аппарат операциях. В качестве информации записываются дата и время продажи, сумма покупки, наименование товара и его количество. Именно в ФН происходит формирование специального кода и подпись каждого пробитого чека, который дальше передается оператору фискальных данных. После чего происходит шифрование данных. 

Является ли фискальный накопитель основным средством?

Фискальный накопитель (ФН) может быть учтён как основное средство, если компания решила учитывать контрольно-кассовую технику (ККТ) в составе основных средств. Это решение зависит от политики компании и выполнения определенных условий: самостоятельность объекта, срок полезного использования более года, применение в предпринимательской деятельности и первоначальная стоимость свыше 100 тысяч рублей. Если ККТ учитывается как основное средство, то и фискальный накопитель будет считаться основным средством​.

Из чего состоит фискальный накопитель?

Фискальный накопитель (ФН) — это важная часть кассового аппарата, которая записывает, хранит и передаёт данные о продажах. Он состоит из следующих компонентов:

1. Основной микропроцессор: обрабатывает информацию и взаимодействует с кассой.

2. Криптографический чип: шифрует данные для защиты от подделок.

3. Энергонезависимая память: хранит данные о продажах и ключи шифрования. Её объём позволяет сохранить до 240 тысяч чеков.

ФН устанавливается в кассу и опломбирован для защиты от несанкционированного доступа. Он обеспечивает сохранность информации даже при отключении питания и блокируется при заполнении памяти или истечении срока действия.

Чем отличается ФН от ОФД?

Важно знать, что Оператор Фискальных Данных не выполняет функции фискального накопителя!

ОФД — это компания-посредник, которая передает данные о платежах физических лиц в налоговую инспекцию. Все предприниматели обязаны самостоятельно заключить договор с одним из ОФД — это требование 54-ФЗ.

ОФД обрабатывает поступившую информацию, передает её в ФНС и направляет на онлайн-кассу предпринимателя специальный сигнал, который подтверждает, что процедура выполнена успешно.

Если фискальный накопитель не выходит на связь с налоговой более тридцати дней (например, из-за отсутствующего подключения к интернету), запоминающее устройство блокируется. Оно автоматически продолжит работу, когда сеть появится.

Чем отличается фискальный регистратор от фискального накопителя?

Фискальный регистратор — это кассовый аппарат с фискальной памятью и печатающим устройством. Он регистрирует и хранит данные о продажах, автоматически передает их в налоговые органы и печатает кассовые чеки. Это устройство обеспечивает защиту данных от изменения и фальсификации.

Фискальный накопитель — электронное устройство для криптографической защиты данных о расчетах. Он регистрирует информацию о продажах и передает ее в налоговые органы через интернет. Основная функция фискального накопителя — безопасное хранение и передача фискальных данных, предотвращение их изменения. Накопители используются в онлайн-кассах для усиления контроля за денежными средствами.

Таким образом, фискальный регистратор — это кассовый аппарат с функцией фискализации, а фискальный накопитель — средство защиты и передачи данных. Оба устройства важны для соблюдения налогового законодательства и обеспечения прозрачности финансовых операций.

Чем отличаются фискальные накопители?

Период действия ФН — 13, 15 или 36 месяцев. Выбор накопителя зависит от режима налогообложения и особенностей работы предприятия.

Кроме срока службы накопители ограничены объемом памяти, так накопители со сроком службы в 13 месяцев способны хранить около 220 тысяч записей (примерно 560 чеков в сутки), накопители на 36 месяцев — 500 тысяч записей (примерно 460 чеков в сутки). Оставшееся место можно контролировать через сервисное меню или по номеру чека.

Также налоговая служба не зарегистрирует онлайн-кассу без фискального накопителя соответствующего типа. Предприниматель, который работает с незарегистрированной кассовой техникой, рискует получить штраф — от 1,5 тыс. до 3 тыс. рублей для ИП и от 5 тыс. до 10 тыс. рублей для юрлиц. Хотя в обоих случаях можно «отделаться» предупреждением — решение остается за инспектором.

Как выбрать фискальный накопитель

Чем больше срок службы устройства, тем оно дороже. В среднем цена колеблется в пределах 6–12 тыс. рублей. Приобрести фискальные накопители можно только у производителей, включенных в официальный реестр налоговой службы.

Сделать это обязаны все предприниматели, даже те, кто арендует онлайн-кассу. По закону запоминающее устройство должно находиться в собственности.

Выбор накопителя зависит от системы налогообложения и типа реализуемого товара или оказываемых услуг.

Налоговые режимы и деятельность компаний, которым подходит накопитель сроком работы 36 месяцев:

• ИП и ООО, оказывающие любые услуги населению;

• ИП с патентной системой;

• ИП и ООО на УСН и ЕСХН;

Накопители в 15 месяцев могут использовать следующие категории предпринимателей:

• ИП и ООО на специальных режимах, продающие подакцизные товары;

• ИП и ООО, работающие на нескольких режимах, один из которых ОСН;

• ИП и ООО, работающие в местах, удаленных от сетей связи - подобные списки утверждаются местным органами власти;

• платёжные агенты;

Когда менять фискальный накопитель

Замена фискального накопителя проводится в двух случаях:

• Закончился срок действия устройства. По истечении срока годности запоминающее устройство блокируется, хотя онлайн-касса предупредит об этом дважды — за тридцать дней и за три дня.
  

• Закончилась память устройства, о чем также будет соответствующее предупреждение.

Работа с накопителем, у которого вышел срок регистрации или закончилась память, может привести к штрафу: от 1500 до 3000 рублей для ИП и от 5000 до 10 000 рублей для юрлиц

Во сколько обойдется замена фискального накопителя

Замена ведет к покупке нового накопителя. После замены необходимо выполнить регистрацию в налоговом органе. Для этого необходимо лично явиться в ближайшее отделение налоговой инспекции.

Возможна регистрация через личный кабинет налогоплательщика, для этого понадобится квалифицированная электронная подпись. В случае ее отсутствия будьте готовы отдать дополнительно около 1500 рублей.

Как работать без онлайн-кассы и фискального накопителя

Клиенты Robokassa, принимающие безналичные платежи и подключившие сервис «Робочеки», могут обойтись без фискального накопителя и онлайн-кассы в целом. В этом случае Robokassa выступает в роли платежного агента и работает от имени предпринимателя — организует весь процесс, связанный с эквайрингом, пробитием чеков и передачей информации о них в ФНС. Так, предпринимателю не нужно приобретать кассовое оборудование с ФН. За его замену и обслуживание отвечают специалисты Robokassa.