Подпишитесь на наш телеграм канал 
Основной задачей электронной подписи является подтверждение достоверности, а также авторства документа, файла с момента заверения. Также ЭЦП придает создаваемой электронной форме документа юридическую силу.
Файл, где присутствует ЭП, доступен получателям и другим пользователям только в режиме чтения, любые изменения и правки в нем приведут к тому, что идентификатор утратит свою значимость в используемой системе удаленного обмена данными.
В ЭДО, как правило, используются документы Word, завизировать которые ЭП и специальных программных средств не составит труда.
Подпись правообладателя файла в электронном формате является аналогом ручной подписи. Но только квалифицированная подпись способна придать информации в электронном варианте юридическую значимость.
Основные задачи, которые решает ЭЦП:
дает возможность провести быструю идентификацию создателя документа;
выступает гарантом достоверности представленной информации;
является защитой от подмены или подделки;
запрещает редактирование после подписания;
исключает доступ к информации для третьих лиц.
С помощью цифровой подписи удастся в значительной степени облегчить и ускорить взаимообмен данными, пользоваться современным инструментом для повышения уровня защиты передаваемой информации. Кроме того, наличие ЭП позволяет экономить на расходном материале, например, на бумаге, оборудовании для печати и ксерокопирования, услугах курьерских служб или почтовой доставке.
Для начала работы с КЭП в разных сферах документооборота потребуется воспользоваться услугами аккредитованного УЦ, приобрести соответствующий сертификат, носители для цифровых ключей.
Сфера применения подписи сегодня не ограничивается только обычным документооборотом внутри компании.
КЭП можно использовать:
для обмена документацией с судебными инстанциями;
документооборота с госорганами (сдача отчетности в ПФ/НС);
торгов на онлайн-площадках;
отраслевого и межотраслевого документооборота.
Идентификатор используется в текстовой части документа, а также в таблицах, изображениях.
Для генерации ЦЭП в вордовских файлах потребуется предварительная подготовка рабочего оборудования (ПК, ноутбука).
ЭП создается с помощью специальных инструментов, выдачей которых занимается аккредитованный центр.
Для использования ЭЦП в документообороте потребуется:
ключевая пара;
сертификат.
Подпись генерируется с привлечением секретного ключа, он хранится на мобильном носителе (флешке/карте). Также ключ может быть сохранен на компьютере. Основной функцией публичного ключа является подтверждение подлинности электронной подписи, а также идентификация владельца. Для него уполномоченным центром выпускается СКПЭП — документ, содержащий ключ и данные об авторе.
ЭЦП можно пользоваться для визирования вордовских документов сразу после установки на рабочем устройстве КриптоПро CSP 4.0 или 5.0. Файлы для скачивания можно найти на официальном сайте разработчика.
После настройки соответствующих сертификатов потребуется выполнить подготовительную работу с браузерами — добавить расширение и плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in. Настроить онлайн-сервисы, используемые для документооборота.
Сегодня найти и задействовать для работы с документами можно разные варианты криптографических утилит, с помощью которых удастся заверять документацию, представленную в формате docx в разных версиях MS Office.
ЭП может быть двух видов:
открепленной — то есть генерируемой в отдельной форме;
прикрепленной — вариант подразумевает присоединение к пакету данных.
Пользователи могут воспользоваться одним из следующих вариантов заверения документов Word:
непосредственно в приложении, используя специальный плагин;
с помощью онлайн-сервисов;
в КриптоАРМ либо ином подходящем программном обеспечении.
Важным моментом остается доступ получателя к документу. Чтобы избежать сложностей с просмотром файла, его следует создавать в той же версии Word. Чаще всего компании и госорганы дополнительно указывают предпочтительную версию в комментариях или требованиях. Обязательным станет наличие на рабочем устройстве криптопровайдера.
Некоторые версии Word включают в себя опцию создания подписи непосредственно в приложении, в таком случае инсталляция дополнительного ПО или плагинов на ПК не потребуется. Но данные версии в современном электронном документообороте уже нигде не используются, поэтому у получателя, применяющего последние версии текстового редактора, ЭП видна не будет.
Преимуществом плагина является возможность заверения документа напрямую из приложения, без специального ПО. Модуль совместим со всеми версиями редактора, за исключением версии 2003, которая уже потеряла свою актуальность среди пользователей.
Office Signature функционирует исключительно в роли добавочного звена, поскольку не является полноценным программным обеспечением, но позволяет существенно расширить функционал MS Office. Софт доступен для скачивания на cryptopro.ru, для пользователей также присутствует бесплатная тестовая версия, для дальнейшего использования потребуется приобрести лицензию.
Чтобы заверить документ, потребуется отредактировать его и сохранить внесенные изменения, поскольку после подписания КЭП файл будет доступен только для просмотра. Если в документ будут внесены правки, пользователь получит уведомление о наличии неактуальных цифровых подписей, поэтому его потребуется заверить снова.
Чтобы подписать файл в КриптоПро Office Signature, нужно:
в меню выбрать раздел добавления подписи;
выбрать СКПЭП;
нажать «ОК».
Подтверждением успешного использования ЭП станет соответствующая информация во вкладке «Сведения», а в нижнем углу страницы можно будет видеть значок ЭП, при его нажатии удастся отслеживать статус подписи.
Проверить, завизирован ли документ, может не только автор, но и адресат. Для этого у него должен быть установлен плагин Office Signature.
Компания «Цифровые технологии» представила специальное ПО с расширенным функционалом для подписания электронной документации и ее зашифровки, подходит для любого размера и формата.
За использование софта разработчиком взимается плата, размер которой зависит от выбранного тарифного плана. Также платные версии имеют бесплатный демо-период.
Бесплатной версией является КриптоАрм СТАРТ. Она имеет ограниченный круг возможностей, но позволяет использовать ЭЦП за счет наличия встроенных средств криптозащиты операционной системы. Все необходимые для установки файлы размещены разработчиком на официальном сайте.
Завизировать документ с помощью данного ПО можно по такому алгоритму:
запустить программу;
нажать «Подписать»;
кликнуть «Выбор файлов»;
загрузить цифровые формы клавишей «Добавить»;
указать место для сохранения и формат, нажать «Далее»;
кликнуть раздел «Параметры подписи» — выполнить необходимые действия;
выбрать СКПЭП;
сохранить настройки;
нажать «Готово».
При успешном использовании ЭЦП пользователь получит системное сообщение о выполнении операции. Открепленную ЦП необходимо создать в отдельном файле (sig).
ПО сегодня пользуется повышенным спросом, поскольку позволяет пользователям визировать различные документы — pdf, doc, xml, но с учетом ограничений, касающихся размера, — не более 100 Мб.
Отличительной особенностью сервиса является возможность использования исключительно отсоединенных КЭЦП.
Чтобы воспользоваться функционалом ПО, нужно:
пройти регистрацию либо войти в свой «Личный кабинет»;
выбрать «Создание ЭП»;
выбрать форму для создания подписи;
нажать «Подписать».
Для зашифровки потребуется воспользоваться страницей «Шифрование». Автор документа может отправлять не только сам файл, но и ссылку не него, сгенерированную ПО.
Периодичность выхода дайджеста - 1 раз в месяц. На указанный e-mail отправлено письмо-подтверждение.
