14.05.2026
10 минут
4
Вывод маркированного товара из оборота или списание в «Честном ЗНАКе» кажутся сложными только до первого раза. Разберем, как сделать это правильно, когда обязательно ручное списание и какие сценарии встречаются на практике чаще всего.
В чем разница между списанием и выводом из оборота
Все зависит от того, что случилось с товаром и в каком состоянии код маркировки.
«Вывод из оборота» используется, когда участнику оборота необходимо вывести из обращения товар с нанесенным средством идентификации. Все коды идентификации в таком документе обязательно должны иметь статус «В обороте».
«Списание» применяется, когда нужно списать код маркировки, но сам товар из оборота не выбывает. В документе допустимо указывать код идентификации с любым из трех статусов: «Эмитирован» (то есть еще не нанесен), «Нанесен» или «В обороте».
Что значит вывести товар из оборота в «Честном ЗНАКе»
Это финальный этап. Товар становится недействительным для продаж, отгрузок или возвратов в оборот.
Технически это происходит двумя способами:
- Автоматически через онлайн-кассу при розничной продаже. Данные через оператора фискальных данных (ОФД) передаются в Государственную информационную систему мониторинга за оборотом товаров (ГИС МТ). При этом код выбывает без участия продавца.
- Вручную, когда товар не продан конечному покупателю, а списан по другой причине. Именно этот сценарий требует особого внимания.
Причины списания товара: перечень ситуаций и документы для списания
Если продажа через кассу невозможна, нужно выбрать основание для списания из закрытого перечня.
Основные причины списания товара и необходимые документы собраны в таблице.
Ситуация |
Код причины в системе |
Первичный документ-основание |
Комментарий |
У товара истек срок годности |
Истечение срока годности |
Акт о списании просроченной продукции, акт утилизации |
Срок подачи сведений — 3 рабочих дня с момента обнаружения просрочки. Реализовывать такой товар нельзя, даже со скидкой. При проверке могут запросить акт утилизации с описанием способа уничтожения. |
Повреждение товара (включая бой и брак) |
Уничтожение или повреждение |
Дефектный акт, акт комиссии |
Создайте комиссию для фиксации брака. В акте укажите характер повреждения, причину и решение (утилизация или возврат поставщику). Фотофиксация упростит объяснения при проверке |
Кража или потеря |
Утрата |
Акт инвентаризации, приказ о результатах, заявление в правоохранительные органы |
При хищении обязательно подайте заявление в полицию — это подтвердит вашу добросовестность при налоговой проверке. Недостачу по итогам инвентаризации списывайте в течение 3 рабочих дней. |
Использование товара для нужд компании |
Использование для собственных нужд |
Приказ руководителя, накладная на внутреннее перемещение |
Эта причина подходит, когда товар потребляется внутри компании и не приносит прямой прибыли — например, моторное масло для собственного автопарка, чистящие средства для уборки помещений или канцелярия для офиса. При оформлении не указывайте ИНН стороннего получателя: система расценит это как продажу и запросит цену. |
Утилизация партии |
Уничтожение |
Договор с утилизирующей компанией, акт приема-передачи |
Если привлекаете стороннюю организацию, сохраните договор и акт утилизации. Это подтвердит, что товар действительно уничтожен, а не продан «в серую». |
Благотворительность |
Безвозмездная передача |
Договор пожертвования |
Даже при бесплатной передаче оформите договор или акт. В системе укажите причину «Безвозмездная передача» — это поможет избежать вопросов о «неучтенной» реализации. |
Продажа по госзакупкам |
Продажа по гос. контракту |
Государственный контракт |
Используйте эту причину только при работе по 44-ФЗ или 223-ФЗ. Сохраняйте контракт и закрывающие документы — они могут понадобиться при сверке с госзаказчиком. |
Конфискация |
Конфискация |
Протокол изъятия |
Основанием служит официальный документ от госоргана. Выводите коды сразу после получения протокола, чтобы избежать расхождений при проверке. |
Экспорт за пределы ЕАЭС |
Экспорт |
Таможенная декларация |
Выводите товар после оформления таможенной декларации. |
Если товар нельзя продать через кассу, выбирайте причину из справочника «Честного ЗНАКа» и обязательно оформите внутренний первичный документ. Для розничной продажи через онлайн-кассу отдельный документ о выводе из оборота не требуется.
Хранить указанные документы для списания товара нужно не менее 5 лет.
Как списать товар в «Честном ЗНАКе»: пошаговая инструкция
Рассмотрим ручной вывод из оборота маркированного товара через личный кабинет ГИС МТ. Алгоритм един для большинства товарных групп, будь то «обувь», «одежда», «парфюмерия» или «молочная продукция».
Шаг 1. Авторизуйтесь в системе
Это можно сделать через в личный кабинет на сайте честныйзнак.рф или через товароучетную систему.
Шаг 2. Выберите товарную группу
Переключитесь на нужную категорию: «Меховые изделия», «Строительные материалы», «Спортивное питание» и т. д. Документы создаются строго внутри одной товарной группы.
Шаг 3. Создайте документ «Вывод из оборота» / «Списание»
Перейдите в раздел «Документы», нажмите «Добавить» и выберите тип «Вывод из оборота». Для некоторых групп может использоваться отдельный документ «Списание», но его логика аналогична: прекратить действие кода.
Шаг 4. Заполните реквизиты
В открывшейся форме укажите: причину вывода, адрес площадки, первичный документ и его реквизиты.
Шаг 5. Добавьте коды маркировки
Нажмите «Добавить товары» и выберите способ:
- Вручную — отсканируйте Data Matrix 2D-сканером или введите коды с клавиатуры.
- Загрузка из файла — подготовьте файлы .xlsx или .csv (в зависимости от требований товароучетной системы) со списком кодов построчно.
- По GTIN — для объемно-сортового учета укажите GTIN и количество экземпляров.
GTIN — это глобальный 14-значный идентификатор товара в системе GS1, применяемый для учета, логистики и маркировки. Он обеспечивает уникальность продукта в международной сети, заменяет штрихкоды EAN/UPC и обязателен для работы в «Честном ЗНАКе».
Шаг 6. Проверьте статусы кодов
Обязательно нажмите «Обновить статусы кодов». Система проверит, принадлежат ли они вашей организации и находятся ли в состоянии «В обороте». Коды, уже выведенные ранее, или принадлежащие другому участнику, будут подсвечены ошибкой.
Шаг 7. Подпишите и отправьте
Нажмите «Перейти к подписанию», затем «Подписать и отправить». Документ будет отправлен в ГИС МТ. Через короткое время проверьте статус: он должен смениться на «Обработан». После этого коды маркировки перейдут в состояние «Выбыл».
Объемно-сортовой и поэкземплярный учет: в чем разница
При выводе товара из оборота важно понимать, какой тип учета применяется к вашей продукции. Это влияет на то, что именно нужно указывать в документе.
- Объемно-сортовой учет (ОСУ) разрешает списывать товар, указывая только GTIN и количество, без перечисления индивидуальных кодов. Применяется для молочной продукции, упакованной воды и некоторых других товаров на время переходного периода.
- Поэкземплярный учет требует обязательного указания каждого уникального кода Data Matrix. Работает для обуви, одежды, духов, шин, табака и остальных групп, не попавших под ОСУ.
Как вывести товар из оборота через кассу и когда это возможно
Вывод товара из оборота через кассу происходит автоматически. При продаже конечному потребителю кассир сканирует код Data Matrix, и касса формирует чек с тегом 1162.
Ошибка 1162 возникает, когда касса неправильно передает данные о маркировке. Чаще всего проблему решает перепрошивка кассы или свежие драйверы.
ОФД передает сведения в «Честный ЗНАК», и товар выводится с причиной «Розничная продажа». Никаких дополнительных действий не требуется.
Однако есть исключения:
- Нет связи с ОФД (отдаленные местности) — придется в течение 30 календарных дней вручную сформировать документ «Вывод из оборота», загрузив коды с фискального накопителя.
- Продажа без сканирования (технический сбой). В этом случае оформите вывод через личный кабинет, как только восстановите возможность считать коды.
Типичные ошибки при списании маркировки и способы их избежать
Ошибки при списании маркировки почти всегда оборачиваются повторной отправкой документов и потерей времени. Собрали самые частые вопросы.
- Смешение товарных групп в одном документе. Коды обуви и одежды загружены вместе.
Решение: создавайте отдельные документы для каждой категории.
- Не обновлены статусы кодов перед отправкой. Документ отправлен, а часть кодов уже выбыла или принадлежит другому юрлицу.
Решение: всегда нажимайте «Обновить статусы кодов» и проверяйте подсвеченные системой ошибки.
- Не указан или не привязан адрес ФИАС. Система выдает ошибку «Не заполнено поле fiasId».
Решение: проверьте привязку адреса к ФИАС в настройках личного кабинета.
- Нарушение сроков подачи сведений. Стандартный срок — 3 рабочих дня с момента события (обнаружения брака, истечения срока годности). Просрочка влечет штрафы.
Решение: организуйте еженедельную процедуру сверки остатков и незамедлительного оформления документов.
Часто задаваемые вопросы о списании
Что делать, если документ вывода из оборота обработан с ошибками?
Обязательно ли указывать цену при списании товара для собственных нужд?
Как вывести из оборота маркированный товар при закрытии ИП или ликвидации ООО?
Может ли касса автоматически списать товар с истекшим сроком годности?
Нужно ли дополнительно отражать списание в бухгалтерском учете?
Что делать, если покупатель (магазин) из труднодоступной местности не зарегистрирован в системе маркировки?
Как оформить товар, который отдаем бесплатно по акции или в качестве бонуса?
Заключение
Грамотно выстроенный процесс списания — это не только защита от штрафов, но и гарантия того, что данные в системе маркировки всегда будут совпадать с реальным положением дел на складе и полках магазина. Закрепите ответственного, внедрите регламент ежемесячной сверки и используйте учетные системы с интеграцией в «Честный ЗНАК», чтобы минимизировать ручной труд и риски.
