Как выбрать программу для учета товаров: критерии для малого бизнеса

Товарный учет в небольшом магазине или на складе не всегда начинается с покупки специализированного софта. Чаще предприниматель сначала считает остатки в блокноте или табличном редакторе. Но чем больше поставщиков и шире ассортимент, тем сложнее подбивать итоги. Программа учета товаров решает эту проблему, но только при условии, что она закрывает реальные задачи бизнеса.

Разберем, на что обратить внимание при выборе товароучетной программы.

Какие минимальные задачи должна закрывать система учета

Контроль остатков в складском учете держится на четырех базовых функциях:

Подсчет остатков и анализ себестоимости. Программа фиксирует приход, продажу, списание и перемещение. Остатки пересчитываются автоматически после каждой операции. Себестоимость считается по закупочным ценам, поэтому видно, какая позиция приносит прибыль, а какая продается в ноль или в убыток.

Интеграция с онлайн-кассой. Кассовая техника передает данные о продажах в товароучетную систему. Разрыв между кассой и складом приводит к тому, что в программе числится товар, которого физически нет на полке.

Связь с сайтом и маркетплейсами. Интернет-магазину и продавцу на Ozon или Wildberries нужна синхронизация остатков. Без нее покупатель может купить товар, которого уже нет у продавца. Программа должна быть синхронизирована с площадками. Если сайт и маркетплейсы уже работают, достаточно синхронизации остатков. Если же канал продаж только запускается, можно взять готовое решение: например, Robox — сервис для интернет-магазина со встроенной CRM, приемом платежей и синхронизацией с маркетплейсами. На тарифе Plus он интегрируется с МойСклад и 1С, так что складской учет остается в привычной программе.

Поддержка маркировки. Если бизнес торгует одеждой, обувью, табаком или молочной продукцией, программа обязана поддерживать связь с системой маркировки «Честный ЗНАК» и ЕГАИС.

Облачные и локальные решения: разница для малого бизнеса

Облачная программа открывается в браузере или приложении. Данные лежат на сервере поставщика, их видно с телефона, планшета и компьютера из любой точки. Обновления приходят сами. Платить нужно каждый месяц или год. Минус — нужно стабильное интернет-соединение.

Локальную версию ставят на компьютер или сервер компании. Данные остаются у бизнеса и не пропадают при сбое связи. Покупка обычно разовая. Но обслуживать программу, обновлять ее и делать резервные копии будет владелец или подрядчик. Магазину с одной кассой и стабильным ассортиментом локальная версия может обойтись дешевле за несколько лет. Сети с перемещением товара между точками удобнее облачная версия, потому что не надо настраивать обмен данными между офисами. Выбор зависит от того, где принимают решения и сколько стоит программа.

Лучшие программы учета товаров для малого бизнеса: как выбрать подходящую

Сравнивать решения имеет смысл по функциям, которые важны для конкретного бизнеса. В таблице ниже собраны шесть программ, которые часто рассматривают для малого бизнеса.

«МойСклад» подходит бизнесу, который продает сразу в нескольких каналах. Сервис связывает склад, кассу, сайт и маркетплейсы, а бесплатный тариф позволяет протестировать учет до 100 товаров и одного пользователя. Ограничение бесплатной версии — документы и часть отчетов, но для старта этого хватает.

«Контур.Маркет» выбирают небольшие магазины и общепит, которым важна автоматическая работа с 54-ФЗ и госсистемами. Интерфейс рассчитан на сотрудника без подготовки, а модуль управленческого учета можно докупить отдельно. На базовом тарифе нет контроля перемещений между точками, поэтому для сети из нескольких складов стоит смотреть тариф выше.

«Эвотор»: Управление ассортиментом» имеет смысл, если касса уже работает на смарт-терминале этого производителя. Приложение встраивается в кассовое ПО, печатает ценники, считает остатки и передает данные в ЕГАИС для пива. С кассой другого бренда решение не интегрируется.

Программы «1С» стоит подбирать под особенности своего бизнеса — есть версии как для микробизнеса, так и полноценные ERP-системы для управления крупными предприятиями. Программы закрывают складской учет, подключают любое торговое оборудование и легко масштабируются от одной точки до сети. Перед покупкой нужна консультация специалиста, чтобы не переплатить за лишний функционал.

Saby Retail объединяет товароучет, ЭДО и отчетность в одном окне. Модуль маркетплейсов платный и подходит продавцам со средним оборотом, который оправдывает подписку. Бесплатного тарифа нет, поэтому перед оплатой стоит запросить демо-доступ и проверить, насколько удобен интерфейс для конкретных задач.

LiteBox — самое простое решение в подборке. Оно встроено в облачную кассу и закрывает базовый складской учет, продажи и маркировку. Для небольшой точки с ассортиментом до нескольких сотен позиций вполне подходящее решение.

Чек-лист перед интеграцией товароучетной системы

1. Выпишите все операции с товаром, которые происходят в бизнесе каждый день.
2. Проверьте, есть ли эти операции в демо-версии программы.
3. Убедитесь, что софт видит вашу кассу, сканер и терминал сбора данных.
4. Уточните, входит ли работа с маркировкой в базовый тариф или оплачивается отдельно.
5. Посчитайте стоимость владения на год с учетом всех модулей, а не только стартовой подписки.
6. Узнайте у менеджера, требуется ли доработка системы под ваш бизнес.
7. Дайте поработать в демо-версии сотруднику, который будет вести учет ежедневно.

Программа для учета товаров не обязана быть самой многофункциональной. Она обязана совпадать с процессами бизнеса, а не заставлять бизнес перестраиваться под систему учета.

Частые вопросы при выборе системы учета