Какие документы должен выдавать самозанятый клиенту: полный разбор

По закону о НПД ключевой обязательный документ, который самозанятый должен сформировать и передать клиенту, – чек. Но на практике могут попросить договор, акт, счет, реквизиты, копию паспорта и справку о том, что вы действительно самозанятый. Что из этого обязательно, что – прихоть бухгалтера, а что – то, без чего вас просто не возьмут в работу?

Разбираемся, какие документы выдает самозанятый заказчику, что выдавать клиенту желательно и как не терять заказы из-за бумажной рутины.

Базовое правило: что самозанятый обязан выдавать по закону

Закон 422-ФЗ о налоге на профессиональный доход прост в этой части. Единственный обязательный документ, который самозанятый должен передать клиенту – это чек, сформированный в приложении «Мой налог» или в личном кабинете на сайте ФНС. Закон о НПД не требует от самозанятого оформлять акт, счет или специальный налоговый договор. Но договор может понадобиться по общим гражданско-правовым правилам или по требованиям заказчика. Самозанятый точно не обязан отправлять клиенту копию паспорта, СНИЛС, справку о постановке на учет НПД или выписку по счету. Но справку о статусе плательщика НПД иногда просят компании – ее можно сформировать в «Моем налоге».

Единственный обязательный документ – чек из «Моего налога»

Чек – это и подтверждение факта оплаты, и фискальный документ для налоговой. Когда вы формируете его в приложении, информация о доходе автоматически уходит в ФНС, и налог рассчитывается сам. Клиенту чек нужен по двум причинам: подтвердить расход (особенно если это юрлицо или ИП) и убедиться, что исполнитель действительно работает легально.

Почему без чека работать нельзя

Если не выдать чек или сформировать его задним числом с ошибками, последствия серьезные. За первое нарушение самозанятому придется платить штраф 20% от суммы расчета, за повторное в течение шести месяцев 100% от суммы. Клиент-компания тоже рискует: без чека заказчику будет сложно и рискованно подтвердить расходы для налогового учета, поэтому серьезные заказчики проверяют чеки сразу после перевода.

Когда формировать чек: до или после оплаты

Чек создается после получения оплаты. Сроки четкие: при расчетах наличными или электронными средствами в момент получения денег, при безналичной оплате от юрлица или ИП не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем поступления. Откладывать на потом не стоит: чем дольше тянуть, тем выше риск забыть или ошибиться в сумме.

Чек самозанятого: как правильно оформлять

Чек в «Мой налог» создается в пару кликов, но именно здесь самозанятые чаще всего допускают промахи.

Какие данные должны быть в чеке

В сформированном чеке автоматически указываются: ФИО исполнителя, его ИНН, дата и время расчета, наименование услуги или работы, сумма, ставка налога (4% для физлиц и 6% для юрлиц и ИП), уникальный номер документа и QR-код. Если клиент – юридическое лицо или ИП, обязательно вносится ИНН заказчика и его наименование. Без этих данных компании будет сложно подтвердить расход для налогового учета.

Частые ошибки самозанятых

На что обращать внимание:

• расплывчатые формулировки в наименовании услуги, например, просто «услуги» вместо «разработка дизайна логотипа»;
• неправильно указанная сумма (округление, забытая копейка), чек придется аннулировать и формировать заново;
• неверный ИНН клиента-компании, частая ошибка при ручном вводе;
• чек не стоит формировать до фактического получения денег: если оплата не поступит или сумма изменится, чек придется аннулировать и оформлять заново;
• пропуск срока выдачи чека юрлицу: после 9-го числа следующего месяца это уже нарушение.

Почему клиент может не принять чек

Бухгалтер компании-заказчика сверяет чек по нескольким параметрам: реквизиты, сумма, дата, описание услуги. Если что-то не совпадает с договором или платежным поручением, чек отправят на переделку. Самая частая причина это несоответствие наименования услуги акту или договору. Решение простое: формулировка в чеке должна повторять то, что указано в первичных документах.

Самозанятый договор с клиентом: нужен или нет

Закон не обязывает самозанятого заключать письменный договор с клиентом. Но это не значит, что без него можно обойтись всегда.

Когда можно работать без договора самозанятому

Разовые недорогие заказы от физических лиц обычно проходят без бумаг, особенно если оплата идет сразу, а работа сдается «здесь и сейчас». Парикмахер, репетитор, мастер по ремонту, фотограф на короткую съемку: таким специалистам достаточно устной договоренности и чека. Юридически в таких ситуациях отношения могут подтверждаться устной договоренностью, перепиской, фактом оказания услуги, оплатой и выданным чеком. Самозанятый без договора в таких ситуациях не нарушает закон.

Когда договор нужно сделать

С компаниями, ИП и при работе над крупными или длительными проектами договор практически обязателен. Он защищает обе стороны: фиксирует объем работ, сроки, стоимость, порядок приемки и ответственность. Если возникнет спор, без договора доказать свою правоту почти невозможно. Кроме того, бухгалтерия заказчика без договора зачастую просто откажется проводить оплату.

Какой договор подходит самозанятому

Чаще всего используется договор возмездного оказания услуг или договор подряда, в зависимости от характера работы. В тексте обязательно прописывают, что исполнитель является плательщиком НПД, и фиксируют обязанность выдать чек. Также удобно добавить пункт, что при утрате самозанятым статуса исполнитель уведомляет заказчика, это снижает риски компании.

Нужен ли акт выполненных работ самозанятому

По закону нет. Чек из «Моего налога» сам по себе подтверждает факт расчета, и для налоговой этого достаточно. Однако компании-заказчики часто просят акт, потому что им он нужен для собственного учета: акт фиксирует, что работы приняты без претензий, и закрывает сделку с точки зрения бухгалтерии. Если клиент просит акт, его обычно можно спокойно подписывать – главное, чтобы сумма, дата и описание работ совпадали с договором, счетом и чеком. Шаблон простой: реквизиты сторон, перечень работ, сумма, дата, подписи. Акт особенно полезен при поэтапной оплате: каждый этап закрывается своим актом и своим чеком.

Счет на оплату: обязателен или нет

Счет самозанятый выставлять не обязан, это не фискальный документ. Но многие компании именно по счету проводят платеж: бухгалтерии так удобнее, а иногда без счета оплату вообще не получится согласовать внутри организации. Поэтому если клиент просит счет, лучше выставить. В нем указывают данные исполнителя, ИНН, банковские реквизиты, наименование услуги, сумму и назначение платежа. Шаблон можно сделать один раз и просто менять реквизиты под каждый заказ.

Как выглядеть «надежным подрядчиком» в глазах клиента

Закон требует только чек, но рынок устроен иначе. Компании все чаще выбирают тех самозанятых, кто работает «как ИП»: предоставляет полный пакет документов, отвечает на запросы быстро и не путается в реквизитах.

Что повышает доверие на практике:

• готовый шаблон договора, который вы можете отправить сразу после первой переписки;
• счет на оплату с корректными реквизитами;
• чек, выданный в день получения денег;
• акт по итогам работы, даже если клиент его не просил;
• единое и точное описание услуги во всех документах.

Сравним, какие документы самозанятого клиенту обязательны, а какие желательны:

Чем полнее пакет документов для работы с самозанятым, тем выше шанс на повторные заказы и рекомендации.

Как упростить работу с документами и не забывать про чеки

Когда заказов становится много, держать все в голове сложно: один клиент ждет чек, другому нужен счет, третий просит акт. Ошибка в сумме или просроченный чек, и придется объясняться с бухгалтерией заказчика или с налоговой.

Если оплат много, можно использовать сервисы автоматизации, которые интегрируются с «Моим налогом»: они помогают формировать чеки по факту поступления оплаты, отправлять их клиентам и хранить историю документов. Например, такую задачу решают «Робочеки СМЗ»: сервис подключается к «Моему налогу», формирует чеки автоматически и снижает риск ошибок в суммах, реквизитах и сроках.

По закону самозанятый обязан выдать клиенту только одно: чек из «Моего налога». Все остальное (договор, акт, счет) формально необязательно. Но в работе с компаниями именно полный пакет документов делает работу с вами удобной, защищает от споров и открывает доступ к более крупным заказам. Используйте корректные формулировки, выдавайте чек вовремя, не пренебрегайте договором при серьезных проектах, и подключайте автоматизацию, если хотите тратить время на работу, а не на документооборот.