Как самозанятому выдавать чеки без ошибок

Чек самозанятого обязателен при любом получении оплаты (наличные, карта, перевод). Сроки зависят от способа оплаты: при наличных и онлайн-платежах чек выдается сразу, при банковских переводах и работе через посредников — до 9 числа следующего месяца. Чек формируется в приложении «Мой налог» или автоматически через сервисы (например, Robokassa). За невыдачу или просрочку чека ФНС может назначить штраф: 20% от суммы расчета при первом нарушении и 100% при повторном в течение 6 месяцев.

Зачем самозанятому чеки

После получения оплаты исполнитель обязан выдать чек. Он необходим организациям и ИП, чтобы те могли отчитаться перед налоговой. Иначе ФНС может оштрафовать их, доначислить обязательные платежи.

Но плательщику НПД чеки тоже необходимы. Это документы, по которым определяется доход самозанятого за месяц. На их основании вычисляется налог. Если не формировать их, ФНС может назначить штраф за неуплату налогов.

Также чеки помогают плательщику НПД:

• проанализировать доход, понять, какая деятельность принесла больше прибыли;
• привлечь больше клиентов — бизнесмены охотно сотрудничают с самозанятыми, если знают, что те своевременно предоставляют правильно оформленные документы, подтверждающие оплату.

Когда самозанятый обязан выдать чек

Чек самозанятого для физических лиц и компаний формируется после получения оплаты.

Если плательщик НПД получил доход наличными, на банковскую карту либо электронный кошелек, он должен сразу выдать соответствующий документ. Но случается так, что деньги на счет приходят ночью, в выходные. Тогда документ можно формировать на следующий день. Главное — не затягивать.

Если заказчик перевел исполнителю деньги на банковский счет, можно выдать чек до 9 числа месяца, следующего за тем, в котором получена оплата. Предположим, оплата произведена 20 марта. Значит, надо выдать чек до 9 апреля.

Если плательщик НПД сотрудничает с клиентами через маркетплейс или биржу фриланса, он также может формировать и выдавать документы, подтверждающие оплату, до 9 числа следующего месяца.

Как сформировать чек в приложении «Мой налог»

Формирование чека самозанятым — несложная операция.

1. Войдите в приложение «Мой налог».
2. Нажмите на главном экране кнопку «Новая продажа».
3. Укажите дату.
4. Введите наименование проданного товара или оказанной услуги.
5. Введите стоимость.
6. Выберите, кому вы выдаете документ — юридическому или физическому лицу. Если заказчик либо покупатель — юрлицо, понадобится также название компании и ее ИНН, а при наличии договора — его реквизиты.
7. Подтвердите выдачу — кнопка находится внизу экрана.

Сроки формирования чека в зависимости от способа оплаты

Как правильно создавать и отправлять чеки

При решении вопроса, как создать чек самозанятому, исполнители, у которых пока что мало опыта в работе с приложением «Мой налог», опасаются пропустить важную информацию. Разработчики приложения учли это. Поэтому документ, в котором не указаны все необходимые сведения, выдать не получится.

Если с документом все в порядке, его можно передать клиенту:

• на бумажном носителе — для этого его распечатывают на принтере;
• в электронной форме — из приложения можно отправить ссылку на чек либо его изображение, также можно сохранить чек на своем смартфоне или другом устройстве, чтобы потом переслать в мессенджере или через социальную сеть.

В приложении предусмотрена функция «Повторить». Она пригодится, если нужно выдать несколько документов, связанных с продажей одного и того же товара или оказанием одной и той же услуги. Наименование товара либо услуги при этом сохраняется, надо только изменить стоимость.

Можно ли аннулировать чек

Формирование чека самозанятым — несложная операция.

1. Войдите в приложение «Мой налог».
2. Нажмите на главном экране кнопку «Новая продажа».
3. Укажите дату.
4. Введите наименование проданного товара или оказанной услуги.
5. Введите стоимость.
6. Выберите, кому вы выдаете документ — юридическому или физическому лицу. Если заказчик либо покупатель — юрлицо, понадобится также название компании и ее ИНН, а при наличии договора — его реквизиты.
7. Подтвердите выдачу — кнопка находится внизу экрана.

В приложении предусмотрена функция «Повторить». Она пригодится, если нужно выдать несколько документов, связанных с продажей одного и того же товара или оказанием одной и той же услуги. Наименование товара либо услуги при этом сохраняется, надо только изменить стоимость.

Что обязательно должно быть в чеке

Приложение «Мой налог» не позволит выдать чек без ключевых данных, но для контроля полезно знать полный перечень обязательных реквизитов:

• Дата и время формирования чека;
• ФИО плательщика НПД и его статус «Самозанятый»;
• Наименование услуги или товара;
• Сумма расчета;
• Ставка налога: 4% (при работе с физлицами) или 6% (при работе с юрлицами и ИП);
• Тип покупателя: физическое лицо, юридическое лицо или ИП;
• ИНН и наименование организации/ИП (если покупатель — бизнес);
• Уникальный номер чека и QR-код для проверки в ФНС;
• Признак расчета: «Приход» (при получении оплаты) или «Возврат прихода» (при отмене/возврате).

Способы передачи чека клиенту

Закон не обязывает вас иметь кассовый аппарат, но обязывает передать чек покупателю. Сделать это можно одним из следующих способов:

1. Электронная почта: Отправка файла (PDF) или ссылки на электронную почту заказчика. Это самый надежный и профессиональный способ для работы с юрлицами.
2. Мессенджеры и SMS: Отправка ссылки или скриншота чека через WhatsApp, Telegram или обычное текстовое сообщение.
3. Демонстрация QR-кода: Показ сформированного QR-кода на экране вашего смартфона для сканирования камерой клиента.
4. Бумажный носитель: Распечатка чека на принтере (актуально при торговле в офлайн-точках или по прямой просьбе клиента).

Как автоматизировать процесс: если платежей много, вручную вбивать данные утомительно и чревато ошибками. Сервисы приема платежей (например, Robokassa) предоставляют услугу автоматического формирования чеков. Документ создается сразу после оплаты, отправляется покупателю и автоматически сохраняется в приложении «Мой налог», исключая человеческий фактор и забывчивость.

Особенности оформления чека для разных клиентов

Алгоритм создания чека одинаковый, но набор данных и налоговая ставка меняются в зависимости от статуса покупателя:

• Физические лица. В чеке указывается только сумма и наименование услуги/товара. Ставка налога — 4%. Для клиента чек носит информационный характер.
• Юридические лица и ИП. Обязательно указываются полное наименование компании, ИНН, а при наличии — номер договора. Ставка налога — 6%. Для бизнеса чек является первичным документом, подтверждающим расходы: без него организация не сможет принять затраты к учету и рискует получить доначисления от ФНС.
• Важно для B2B. Юрлица часто просят дополнительно предоставить акт выполненных работ. По закону для самозанятых он не обязателен, но на практике его наличие упрощает бухгалтерский учет заказчика и снижает количество уточняющих вопросов.

Что делать, если чек не был сформирован вовремя

Приложение «Мой налог» позволяет выдавать документы, подтверждающие оплату, задним числом. Как выставить чек самозанятому в данной ситуации? При его создании нужно указать не дату формирования, а день, в который получена оплата.

Отсутствие сформированного документа, подтверждающего факт оплаты, — повод для штрафа и начисления пени. Но многое зависит от того, когда документ был сформирован.

Если сделать это до 9 числа месяца, следующего за тем, в котором не был создан чек, штрафа не будет.

Если нарушить этот срок, с высокой вероятностью ФНС назначит штраф. При первом нарушении он составляет 20% от суммы расчета. Если в течение 6 месяцев будет допущено повторное нарушение, налоговая служба оштрафует плательщика НПД на 100% от оплаты. На практике, если самозанятому удастся убедить ФНС, что он ненамеренно уклонялся от уплаты налогов, а просто забыл оформить чек и самостоятельно исправил ошибку, есть шанс избежать штрафа.

Как сделать возврат чека

Бывает так, что клиент возвращает товар или недоволен качеством услуги. В этом случае самозанятые граждане должны вернуть деньги и отменить документ, подтверждающий их получение. При аннулировании надо указать причину — «Возврат средств». Приложение пересчитает сумму налога с учетом корректировки.

Можно ли автоматизировать выдачу чеков

Тем, кого интересует, как выбивать чеки самозанятому без ошибок, следует обратить внимание на электронные площадки, предоставляющие услуги плательщикам НПД. Среди услуг, которые они предоставляют, обычно есть формирование чеков в автоматическом режиме.

Онлайн-сервис приема платежей Robokassa обеспечивает самозанятым такую услугу. Документы, подтверждающие оплату, формируются автоматически после приема платежа и отправляются заказчику или покупателю, а также сохраняются в приложении «Мой налог» — чтобы не было проблем с налоговой отчетностью. Это помогает обойтись без ошибок и забывчивости, что особенно важно при сравнительно большом объеме платежей.

Зарегистрируйтесь на сайте Robokassa и подключите необходимые услуги в личном кабинете. Если есть вопросы, на них оперативно ответят сотрудники службы поддержки.