Онлайн-кассы для ООО

15.05.2025

Организации, работающие в форме ООО, обязаны использовать онлайн-кассы при продаже товаров или оказании услуг. Но нужно ли покупать кассу? Или лучше арендовать? Как ее подключить, зарегистрировать, и сколько это стоит? И главное — как избежать штрафов?

Рассмотрим особенности применения контрольно-кассовой техники (ККТ): от выбора подходящего оборудования до анализа экономической эффективности различных форм его использования.

Что такое онлайн-касса?

Онлайн-касса — это кассовый аппарат с устройством для хранения и шифрования данных (фискальным накопителем). Он записывает информацию о каждом чеке при продаже товаров или услуг и отправляет через ОФД в ФНС и систему «Честный ЗНАК».

Можно выделить два типа онлайн-касс: стационарные (которые можно купить или арендовать) и облачные (их можно только арендовать).

Стационарные кассы удобнее применять практически во всех типах торговли, кроме онлайна.

Облачные кассы могут использоваться при приеме платежей онлайн в соответствии со статьей (ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ):

онлайн-торговля;
удаленное оказание услуг;
прием оплаты за цифровые услуги и сервисы;
продажа товаров с доставкой;
сервисы доставки;
компании, предоставляющие жилищно-коммунальные услуги;
оказание услуг на выезде (клининговые службы, такси).

Когда ООО может не использовать кассу

Следующие организации могут не использовать онлайн-кассу (на основании 290-ФЗ):

1. специализирующиеся на продаже газет и журналов (если доля торговли газетами и журналам в торговле выше 50%);

2. торгующие ценными бумагами;

3. осуществляющие питание в школах;

4. торгующие на розничных рынках, выставочных комплексах или ярмарках при соблюдении ряда условий;

5. торгующие мороженым в киосках;

6. торгующие безалкогольными напитками в розлив;

7. занимающиеся разносной торговлей;

8. торгующие из автоцистерн, а также овощами вразвал;

9. занимающиеся ремонтом обуви.

Если ООО работает в труднодоступной местности (за исключением городов, поселков городского типа или же районных центрах), касса тоже может не требоваться. Такие списки утверждаются региональными органами власти России.

Как выбрать онлайн-кассу

При выборе онлайн-кассы необходимо учитывать следующее:

Тип налогообложения (УСН, ОСНО или патентная система).
Специфику ведения деятельности (например, розничная торговля или онлайн-продажи).
Необходимость интеграции с иными системами (бухгалтерского учета, CRM, CMS или иными).

Рассмотрим детально каждый пункт.

Фискальный накопитель (ФН): срок действия (13/15/36 месяцев).

При выборе кассы важно учесть, какая у вас система налогообложения — от этого зависит срок действия фискального накопителя (ФН).

Налогообложение	Тип ФН
УСН, патент	36 месяцев
ОСНО	13/15 месяцев

Стоимость ФН на 13/15 месяцев составляет от 12 500 ₽, тогда как ФН на 36 месяцев будет стоить от 18 500 ₽. Цены указаны ориентировочно на 2025 год. Актуальные данные уточняйте у производителей или дистрибьюторов.

ОФД

ОФД (оператор фискальных данных) — это посредник между вашей кассой и налоговой. Он передает данные о чеках в ФНС.

Ежегодная стоимость подключения у сторонних сервисов к ОФД в 2025 году варьируется от 1 600 ₽ до 4 000 ₽.

Интеграции: 1С, интернет-магазины, эквайринг

Современные онлайн-кассы — это уже не просто устройства для печати чеков. Кассы можно интегрировать к сайту или ERP-системе через API или напрямую к агрегатору платежей.

Второй вариант является более удобным, поскольку покупатель осуществляет покупку на сайте, агрегатор передает данные в облачную кассу, а через короткий промежуток времени ему на почту (или иным способом) приходит чек о совершенной сделке.

Одним из популярных решений для таких задач является платформа Robokassa Online, которая позволяет интегрировать не только прием платежей, но и формирование фискальных чеков.

Онлайн-кассы для ООО

Аренда облачной кассы или покупка стационарной кассы

Подключение и регистрация

Сравнение достоинств и недостатков между покупкой стационарной кассы и арендой облачной кассы

Плюсы покупки стационарной онлайн-кассы:

Полная собственность – касса остается у вас, можно использовать долгие годы.
Экономия на аренде – выгодно при долгосрочном использовании.

Минусы покупки стационарной онлайн-кассы:

Высокие первоначальные затраты – нужно купить кассу (от 20 000 ₽) и фискальный накопитель (ФН, от 8 000 ₽).
Обслуживание и замена ФН – раз в 13–36 месяцев нужно менять накопитель (доп. расходы).

Плюсы аренды облачной кассы:

Нет больших вложений.
Техподдержка и замена ФН – провайдер сам меняет накопитель и обновляет ПО.

Минусы аренды облачной кассы:

Не подходит для всех видов бизнеса (например, для розничной торговли).

Пошаговая инструкция при покупке стационарной онлайн-кассы:

Выберите модель кассы.
Убедитесь, что она входит в официальный реестр ФНС. Это обязательное требование — иначе кассу не зарегистрируют.
Приобретите фискальный накопитель (ФН).
Выбор зависит от системы налогообложения. Подробнее о выборе фискального накопителя.
Зарегистрируйте кассу в налоговой.
Это можно сделать через личный кабинет на сайте ФНС, с помощью ОФД или же организации, предоставляющей кассу в аренду.
При регистрации указываются данные кассы, ФН и сведения о вашей организации.
Заключите договор с оператором фискальных данных (ОФД).
После этого касса будет передавать фискальные данные в налоговую в онлайн-режиме.

Пошаговая инструкция при аренде облачной кассы

Выберите провайдера облачной кассы.
Выберите тарифный план.
Заключите договор с провайдером.
Настройте интеграцию с вашим сайтом или сервисом.
Зарегистрируйте кассу в налоговой инспекции через провайдера.

Частые ошибки, которые могут возникнуть при покупке онлайн-кассы

Выбор неподходящего типа кассы.

Например, если вы запускаете интернет-магазин, но покупаете традиционную кассу с принтером, вы переплачиваете за ненужное оборудование. Обратная ситуация: облачная касса не подходит для обслуживания розничных торговых точек.

Игнорирование требований ФНС.

Не все кассы соответствуют требованиям Федеральной налоговой службы. Например, несовместимость с ОФД. Касса должна передавать данные через аккредитованного оператора фискальных данных. Если ОФД не поддерживает ваш регион или тип бизнеса, чеки не будут поступать в налоговую.

Неверный срок фискального накопителя. ФН бывает на 13/15 и 36 месяцев. Если вы выберете короткий срок, его придется менять чаще, а это расходы и потери времени.

Несовместимость с существующими системами.

Если у вас уже работают 1С, CRM или интернет-магазин, касса должна интегрироваться с ними. Например, если вы используете «1С:Розница», а купленная касса не поддерживает ее API, придется докупать дополнительные модули или переходить на другое ПО.

Экономия на функционале.

Попытка сэкономить на кассе часто оборачивается потерями. Например, купленная «бюджетная» касса не поддерживает QR-коды для оплаты или электронные чеки.

Выбор недобросовестного поставщика.

Некоторые продавцы предлагают незарегистрированные кассы. Это грозит невозможностью поставить технику на учет в ФНС или сбоями в работе из-за некачественного оборудования. Проверьте сертификаты соответствия и отзывы.

Игнорирование необходимости обучения сотрудников.

Если сотрудники не умеют работать с новой кассой, это замедляет процессы и увеличивает риск ошибок. Например, они могут не знать, как отправить чек клиенту или оформить возврат.

Использование и обслуживание

Рабочие процессы

Обязательные реквизиты

Каждый чек должен содержать:

Реквизиты продавца:

Название организации (или ФИО ИП).
ИНН.
Номер кассы (заводской и регистрационный в ФНС).
Адрес расчетов (если интернет-продажи – URL сайта).

Данные о платеже:

Дата и время операции.
Номер чека за смену.
Сумма к оплате.
Признак расчета («Приход», «Возврат», «Коррекция»).
Форма оплаты (наличные/безнал).

Фискальные данные:

Название ОФД (оператора фискальных данных).
Фискальный номер (ФН).
Фискальный признак (ФП).
QR-код для проверки чека.

Отметка о маркировке:

На бумажных чеках, выдаваемых покупателям при продаже маркированных товаров, обязательная маркировка обозначается символом «М». В электронной версии чека вместо символа указывается полный код маркировки товара.

Корректировочные чеки

Корректировочный чек необходим в следующих случаях:

Вы обнаружили ошибку в предыдущем чеке (например, неверно указана сумма).
Чек не был пробит при приеме оплаты (по забывчивости или из-за сбоя в системе).
Изменение суммы после возврата товара или корректировки заказа.

Как правильно оформить корректировочный чек?

Укажите признак расчета «Коррекция».
Внесите правильные данные: сумму и товары.
Укажите причину корректировки:

«По предписанию ФНС» — если ошибка была найдена при проверке.
«Самостоятельно» — если ошибку заметили вы.

Корректировочный чек не может быть пробит задним числом — он фиксирует момент исправления ошибки, а не дату первоначальной операции.

Оформление корректировочных чеков одинаково, независимо от того, покупаете ли вы кассу или арендуете. Однако аренда кассы предлагает дополнительные плюсы — такую важную поддержку, как техническое обслуживание и помощь с решением возникающих проблем. Чтобы избежать штрафов и проблем с кассой, всегда следите за правильностью оформления чеков, вовремя проводите корректировки и следите за состоянием фискального накопителя.

Обновление ПО

Аренда облачной кассы	Покупка онлайн-кассы
Автоматические обновления	Нужно следить за обновлениями вручную (некоторые модели предусматривают удаленное обновление)
Совместимость с новыми законами (ФНС меняет требования – провайдер адаптирует ПО)	Риск нарушений, если вовремя не обновите кассу
Бесплатные обновления (входят в арендную плату)	Возможна плата за новые версии ПО

При аренде облачной кассы вам не нужно беспокоиться об обновлениях — все будет сделано за вас. При покупке важно следить за актуальностью кассы и своевременно обновлять ПО, чтобы избежать штрафов.

Что делать при сбоях?

Аренда облачной кассы	Покупка онлайн-кассы
Обратиться в поддержку арендодателя (ремонт/замена за их счет)	Ремонт за ваш счет (гарантия обычно 1-2 года)
Помощь при ошибках ФН/ОФД (настроят удаленно)	Нужно самому связываться с ОФД и сервисными центрами

Вывод: При аренде онлайн-кассы все вопросы с поломками и техническими проблемами решает арендодатель, а при покупке вам нужно будет решать все самостоятельно, что может занять больше времени и ресурсов.

Ответственность и штрафы

Когда юридическому лицу (ООО) стоит выбрать покупку онлайн-кассы:

Касса нужна на долгий срок (3+ года).
Готовы следить за обновлениями и ремонтом.
Хотите сэкономить на арендных платежах.
Деятельность связана с оффлайн-торговлей.

Когда юридическому лицу (ООО) выбрать аренду облачной кассы:

Нет желания или возможности разбираться в технюансах.
Нет бюджета на покупку кассы.
Важно минимизировать риски, связанные со штрафами и поломками.
Деятельность связана с онлайн-торговлей или предоставлением дистанционных услуг.

Аренда является оптимальным решением, поскольку именно ООО понесет значительные убытки при неправильно оформленных чеках, неправильной настройке оборудования или поломке онлайн-кассы.

Источники

Подписывайтесь на наши каналы VK, TG и DZEN, чтобы быть в курсе всех изменений! Там вы найдете полезные материалы, советы экспертов и эксклюзивную информацию о новых возможностях для бизнеса.