05.05.2026
5 минут
2
Рост импорта усложняет контроль за поставками. Страны ЕАЭС решили эту проблему с помощью системы прослеживаемости. Разберем, как она устроена, какие задачи решает и на какие товары распространяется.
Что такое система прослеживаемости товаров
Система прослеживаемости товаров — это государственная база данных, отслеживающая движение импортных товаров от ввоза до продажи конечному потребителю, списания или утилизации. Каждой партии присваивают номер. Он фигурирует в документах, и по нему ФНС может отследить, откуда товар пришел и куда попал.
В отличие от «Честного ЗНАКа» с поштучными кодами, прослеживаемость учитывает целые партии. Перечни товаров у систем не пересекаются, а внедрение не требует изменений в складской логистике.
В Постановлении Правительства РФ №1110 определено, какие товары подлежат прослеживаемости:
- бытовые холодильники (за исключением некоторых белорусских моделей), морозильники, стиральные машины, тепловые насосы;
- мониторы, проекторы, телевизионная аппаратура;
- автопогрузчики, бульдозеры, экскаваторы, грейдеры, дорожные катки;
- детские коляски и автомобильные кресла безопасности.
Проверить товар можно через сервис ФНС по коду ТН ВЭД, ОКПД 2 или наименованию.
например, поиск по наименованию товара «морозильная камера»
Кто обязан работать с прослеживаемыми товарами
Правила прослеживаемости касаются всех юрлиц и ИП, независимо от системы налогообложения, если они ввозят, покупают, продают, передают на комиссию, списывают или утилизируют такие товары. При этом обязанность не возникает, если товар куплен физлицом (включая самозанятых) для личных нужд, вывезен за пределы РФ, окончательно списан или утилизирован, а также если вид товара исключен из перечня.
Как работает система прослеживаемости на практике
РНПТ — это регистрационный номер партии товара. Он связывает всех участников оборота и формируется на основании таможенной декларации.
Как получить РНПТ
- Ввоз из стран ЕАЭС. Подать в ФНС уведомление по форме КНД 1169008. Инспекция пришлет номер в течение суток.
- Ввоз из других стран. Импортер формирует РНПТ самостоятельно, используя номер декларации на товары и порядковый номер товара в ней.
- Остатки, приобретенные до 8 июля 2021 г. Направить уведомление об остатках (КНД 1169011) и получить номер от налоговой службы.
Движение товара
Когда прослеживаемый товар переходит от одной организации или ИП к другой, сделку оформляют электронным счетом-фактурой или УПД с обязательными реквизитами. Товар перестает отслеживаться после продажи физическому лицу, утилизации или экспорта — подавать по нему отчетность больше не нужно.
С 1 апреля 2025 года счета-фактуры и УПД выставляются только в электронном формате (5.2).
Отчетность по прослеживаемым товарам
Плательщики НДС отражают обороты с прослеживаемыми товарами в декларации по НДС. Если в квартале было списание/утилизация — дополнительно сдают отчет КНД 1169010.
- Неплательщики НДС (УСН, патент) сдают только отчет КНД 1169010.
- Срок подачи — до 25-го числа месяца после отчетного квартала (если 25-е — выходной, срок сдвигается на ближайший рабочий день).
- Нулевая отчетность по форме КНД 1169010 не предусмотрена; если операций не было, документ не сдается.
- С 1 сентября 2026 года вступают в силу штрафы за нарушения правил прослеживаемости.
Как подготовить бизнес к работе с прослеживаемостью
- Выявите на складе прослеживаемые товары, купленные до 2021 года, и получите РНПТ через уведомление об остатках.
- Внедрите в учетную систему справочники РНПТ, единиц измерения и обеспечьте формирование УПД формата 5.2.
- Уточните, работают ли поставщики и покупатели через ЭДО; без этого обмен документами по прослеживаемым товарам невозможен.
- Менеджеры и бухгалтеры должны знать, как проверить статус товара в сервисе ФНС, заполнить графы и своевременно отправить отчеты.
Автоматизация процессов и снижение рисков
Ручное заполнение реквизитов прослеживаемости чревато ошибками. Как минимизировать ошибки и снизить риски:
- Интегрировать товароучетную программу с ЭДО для автоматического заполнения граф 11–14 и форматно-логического контроля.
- При продаже наборов или товаров в составе работ выделять прослеживаемые позиции подстроками с отдельными РНПТ.
- Использовать платежные сервисы для корректной фиксации розничных продаж. Например, интеграция интернет-магазина с платежным агрегатором вроде Robokassa помогает автоматически принимать оплату от физлиц и формировать кассовые чеки в соответствии с 54-ФЗ. Эти данные можно синхронизировать с товароучетной системой, чтобы своевременно отражать выбытие прослеживаемого товара из оборота. Так вы снижаете риск расхождений между фактическими продажами и данными учета, не нагружая команду ручной обработкой платежей.
Пример работы с отслеживаемыми товарами
Чтобы разобраться, попадает ли ваш груз под новые правила, нужно сделать сверку его названия с официальным списком контролируемых товаров. Посмотрим на примерах.
Допустим, вы заказали в Китае гидравлические прессы и везете их в Россию. Их нет в перечне товаров, подлежащих отслеживанию. Значит, РНПТ для партии не требуется, работаете в привычном режиме.
А теперь другая ситуация. Та же компания ввозит гусеничные бульдозеры, но уже для перепродажи юридическим лицам. Груз подлежит отслеживанию, поэтому первым делом регистрируете партию и получаете номер. Этот реквизит обязательно проставляется в счете-фактуре.
Заключение
Чтобы избежать ошибок и штрафов при работе с прослеживаемыми товарами, держите под рукой короткий чек-лист:
- Проверьте товар по реестру ФНС на предмет прослеживаемости.
- Получите или передайте РНПТ в зависимости от операции.
- Оформите УПД в электронном виде с заполнением граф 11–14.
- Сдайте ежеквартальный отчет об операциях с прослеживаемыми товарами.
- Автоматизируйте учет через интеграцию товароучетной системы с ЭДО и платежными агрегаторами.
Эти пять шагов исключат расхождения с налоговой, снизят ручную нагрузку и сделают цепочку поставок прозрачной.
