Подпишитесь на наш телеграм канал 
Электронные чеки — это цифровые версии бумажных чеков, которые используются для подтверждения оплаты товаров и услуг. В отличие от традиционных чеков, электронные чеки отправляются покупателю по электронной почте или через мобильное приложение сразу после совершения покупки. Они содержат всю необходимую информацию о транзакции, включая сумму, дату и данные продавца. Электронные чеки удобны, экологичны и снижают риск потери или повреждения. Они упрощают бухгалтерский учет и облегчают возврат товаров, делая процесс покупок более прозрачным и эффективным.
Чем отличается электронный чек от обычного?
Электронный чек отличается от обычного (бумажного) тем, что предоставляется в цифровом формате. Он отправляется на электронную почту или телефон покупателя и хранится в электронной базе данных продавца. Это позволяет легко сохранять и искать чеки, снижает использование бумаги и упрощает бухгалтерию. Электронные чеки также более безопасны, так как их сложнее подделать. В отличие от обычных, они могут содержать дополнительные интерактивные элементы, такие как ссылки на товар или возможность оставить отзыв.
Зачем загружать электронные чеки?
Загрузка электронных чеков необходима для автоматизации и упрощения бухгалтерского учета. Это позволяет значительно экономить время на ручной ввод данных, снижает риск ошибок и упрощает проверку соответствия расходов установленным нормам. Электронные чеки легко хранятся и восстанавливаются, что облегчает подготовку отчетности и соблюдение налоговых требований. Использование электронных чеков также способствует повышению прозрачности финансовой деятельности и улучшает контроль над расходами компании.
Электронный документооборот постепенно вытесняет привычный обмен информацией на бумажных носителях, в том числе, в торговле. Благодаря 54-ФЗ и работе с облачной кассой, внедрить алгоритм обмена данными между контролирующими органами и покупателями стало ещё проще.
Ниже актуальная информация о том, когда можно отказаться от печати чеков, заменив их электронными, и как происходит обмен информацией с потребителями на практике.
Кассовый документ, представленный в электронном формате, имеет силу, аналогичную бумажному. Поэтому поможет продавцам отражать операции по оплате с использованием онлайн-кассы.
Покупатели могут получать электронные чеки:
на e-mail;
ссылкой, отправленной в любой мессенджер;
с магнитной полосы.
Электронный вариант полностью заменяет бумажный аналог, поэтому распечатывать бумажный при наличии цифрового вовсе не обязательно. Этот алгоритм актуален для всех торговых точек, вне зависимости от типа реализуемого товара или услуги.
Несмотря на то, что цифровой документ может заменить своего предшественника, есть и отличия.
Главные из них:
основания для передачи — печать чека обязательна, а отправить цифровой вариант можно по желанию потребителя;
наличие информации для отправки — обычный вариант не требует предоставления личных данных покупателя, без e-mail или номера мобильного отправить цифровой документ не удастся;
эксплуатационный ресурс — чеки на ленте выцветают, поэтому им присуща низкая степень сохранности, а документ в электронном формате можно хранить бесконечно;
срок передачи — бумажный чек выдается сразу же после оплаты, электронный документ может быть отправлен в течение рабочего дня, по факту получения товара или услуги.
Покупатель может получить два варианта документа даже после расчёта. Для этого на бумажном чеке можно отсканировать QR-код, с помощью которого перейти в приложение налоговой службы и сохранить дубликат документа в электронном формате.
Кассовый документ должен содержать ряд обязательных реквизитов, их полный перечень прописан в 54-ФЗ и может отличаться в зависимости от способа отправки.
В документ должны быть включены данные об операции: дата и время, стоимость, номер ККТ, фискальный признак и т.д.
Такой вариант позволяет указать в документе больше информации об операции. Кроме вышеперечисленных данных, чек включает номер документа и его название, наименование ИП или юрлица, адрес магазина, название купленного товара, скидку, стоимость единицы, конечную сумму, вид расчета и прочее.
Также покупатель получит чек с QR-кодом для доступа с основной информацией об операции.
Для взаиморасчётов между предпринимателями может использоваться цифровой документ. При таком наборе участников операции меняется перечень данных, обязательных к отражению.
В этом случае в чек потребуется включить следующую информацию:
наименование покупателя с ИНН;
номер декларации (при операции с импортной продукцией);
страну-производителя.
При проведении операции с привлечением агента в чек включают размер его вознаграждения, контактные данные поставщика, осуществляющего расчёт.
Для такого товара потребуется указать:
символ маркировки;
код продукции;
серийный номер;
GTIN-код.
Основной документ, подтверждающий взаиморасчёт, — документ на бумажном носителе. Но можно и заменить его на чек в цифровом варианте, имеющий аналогичную силу, если соблюдены нормы 54-ФЗ.
Электронный документ вместо обычного можно выдать в следующих случаях:
по инициативе клиента;
если сведения об операции были переданы продавцом до фактического расчёта;
когда выдача бумажного технически невозможна.
Если в данных покупателя была допущена ошибка и чек по этой причине не был доставлен, продавец ответственности не несёт.
Оба варианта чека с юридической точки зрения не имеют отличий — при условии, что они будут содержать аналогичную информацию об операции.
Электронные чеки в интернет-торговле представляют собой основной документ, свидетельствующий о факте взаиморасчёта. Для его отправки покупатель предварительно сообщает продавцу данные для передачи онлайн.
Дополнительная печать чека на ленте для интернет-магазинов не является обязательной. Но при приёме оплаты курьерской службой чек на бумаге должен быть распечатан и передан покупателю. Оплата за доставленный товар и печать должны совпадать по времени.
Подтверждающий оплату документ должен быть отправлен не позднее, чем через один день с даты фактического расчёта за продукцию или услугу.
Нарушение установленных норм чревато взысканием. Согласно статьям КоАП, размер штрафов для недобросовестных предпринимателей может доходить до 10 000 рублей.
Для автоматизации процесса отправки документов, подтверждающих оплату в дистанционном формате, потребуется сформировать клиентскую базу с контактными данными. Таким образом удастся сэкономить время, необходимое для обслуживания постоянных клиентов, запрашивая данные только у новых покупателей.
Для отправки чеков потребуется:
ККТ с установленным ПО;
фискальный накопитель;
договор с ОФД;
подключение к сети.
Полностью отказываться от работы с бумажными документами не рекомендуется: бывают ситуации, когда они просто незаменимы.
И напоследок напомним, что Robokassa предлагает всем своим клиентам бесплатное кассовое решение, которое позволит переложить заботу о формировании и отправке чеков на плечи сервиса. Если у вас небольшой бизнес, рекомендуем присмотреться!
Периодичность выхода дайджеста - 1 раз в месяц. На указанный e-mail отправлено письмо-подтверждение.
